課題の棚卸し

未完了の課題が 120 件。何が本当に大事なのか、もう見分けがつかない。押し入れが荷物であふれるのと、よく似ています。

プロジェクトが半年を過ぎたころ。ひなたが、課題の一覧の前でため息をついています。

棚卸しとは

棚卸しとは、溜まった課題を見直して、整理することです。お店が在庫を数えて、売れないものを片付けるのと同じです。

課題は、放っておくと増える一方です。次の理由があります。

• 作るのは簡単だが、閉じるのは忘れがち
• 「いつかやるかも」と置いたまま、状況が変わった
• 同じ内容の課題が、重複して作られた

溜まった課題は、本当に大事な課題を探す邪魔になります。

棚卸しを、いつやる？

おすすめは、定期的に、短くです。

タイミング	内容
週に 1 回（15 分）	期限切れ・担当なし・長く動いていない課題を見る
月に 1 回（30 分〜1 時間）	プロジェクト全体の未完了を見直す
フェーズの区切り	公開後など、区切りで大掃除する

「大掃除」だけだと、量が多くて、続きません。週 15 分の小掃除が、続けるコツです。

棚卸しの頻度を、時間の長さと一緒に並べた図です。

1. 週に 1 回
   15 分の小掃除

   期限切れ・担当なし・長く動いていない課題

2. 月に 1 回
   30 分〜1 時間

   プロジェクト全体の未完了を見直す

3. フェーズの区切り
   大掃除

   公開後など

小さく、こまめに、が続けるコツです。

見直す課題の探し方

次のような課題から見ていくと、効率がよいです。

1. 期限を過ぎたままの課題
2. 担当者がいない課題
3. 長く更新されていない課題（たとえば、1 か月以上）
4. **ずっと「確認待ち」**のままの課題
5. 件名が似ている、重複していそうな課題

棚卸しで見る課題は、一覧の上のボタンですぐ絞れます。たとえば、こんな画面です。

• 上の段に「自分の担当」「期限切れ」「今週が期限」「未完了」のボタンが並ぶ
• 期限を過ぎた課題は、赤い字で「1 日超過」と出る
• 担当者の欄が点線の丸になっている課題は、担当がまだいない課題

判断は、5 つの選択肢

1 件ずつ、次のどれにするかを決めます。

判断	どんなとき
続ける	まだ必要。担当と期限を決め直す
完了にする	実は、すでに終わっている
中止にする	もう必要ない、やらないと決める
割る・まとめる	大きすぎる、または重複している
後で考える	今は判断できない。次回の棚卸しで見る

「中止」は、悪いことではない

状況が変われば、必要のなくなる課題も出ます。やらないと決めることは、立派な判断です。削除せず、「中止」として記録に残せば、あとから理由を確認できます。

判断をつけるコツ

迷ったときは、こう聞きます。「この課題が、今月中に終わらなかったら、だれが困る？」。だれも困らないなら、中止か、優先度を下げる候補です。

棚卸しの 1 件ぶんの流れです。

見つける期限切れ・担当なしなど→判断する5 つの選択肢から 1 つ→担当者に聞く勝手に閉じない→記録して閉じる中止も記録に残す

「担当者に聞く」を飛ばさないのがポイントです。

1 人で決めない

棚卸しは、担当者本人とリーダーで進めます。担当者以外が勝手に閉じると、「進めていたのに」となります。気になる課題には、コメントで「この課題は、どうしますか」と聞くのが礼儀です。

今日できる 1 つのこと。期限切れの課題を 1 件だけ開いて、「続ける」「完了」「中止」のどれかに決めてみてください。

まとめ

• 課題は放っておくと溜まり、大事なものが埋もれる
• 週に 15 分の小掃除が、続けるコツ
• 期限切れ、担当なし、長く動いていない課題から見る
• 続ける・完了・中止・割る／まとめる・後で、の 5 択で決める
• 中止は記録に残す。担当者に聞いてから閉じる

akamine でやるなら

akamine の課題の一覧には、「期限切れ」「未完了」などの絞り込みがあり、並べ替えで古い順に見られます。まとめて処理するときは「まとめて編集」が便利です。削除した課題はゴミ箱に入るので、うっかり消しても戻せます。「絞り込み」「まとめて編集」「削除とゴミ箱」を見てください。

複数の課題にチェックを入れると、下に「まとめて編集」の帯が出ます。

• 下の帯に「3 件を選択」と出る
• ステータス、担当者、優先度、期限、ラベル、マイルストーンを、まとめて変えられる
• 右のほうに「移動」と「削除」もある

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