優先度のつけ方

全部が「急ぎ」で、何から手をつけるか決められない。優先度が「高」だらけの一覧は、目印の役目を果たしていません。

ひなたの机の上は、付箋で埋まっています。全部に「急ぎ」と書いてあります。

優先度は「順番をつける」ためにある

優先度とは、どれからやるかを決める目印です。全部を「高」にすると、目印の意味がなくなります。

大事なのは、やらないことを決めることです。優先度をつけるとは、「今は、これをやらない」と決めることでもあります。

緊急と重要で考える

優先度を考えるときの定番が、「緊急」と「重要」の 2 つの軸です。

• 緊急: 期限が近い、いますぐ対応しないと困る
• 重要: 目的や成果に大きく関わる

この 2 つを組み合わせると、4 つに分かれます。

重要度 →

B：計画してやる

重要だが急がない（SEO の見直し）

A：すぐやる

重要で急ぎ（公開直前の表示崩れ）

D：やらない・後回し

思いつきの要望

C：減らす・任せる

急ぎの小さな雑務

緊急度 →

この図は、課題を 2 つの軸で 4 つに分けたものです。右上（A）から先に、左上（B）は計画して進めます。

A：緊急で重要

いますぐ対応します。サイトが表示されない、フォームから送信できない、などです。

B：重要だが緊急でない

いちばん大事な領域です。急ぎではないので後回しになりがちですが、ここを計画的にやると、A の火事が減ります。たとえば、運用マニュアルの整備や、表示速度の改善です。

C：緊急だが重要でない

「急ぎ」と言われるので、つい取りかかってしまう領域です。本当に自分がやるべきか、ほかの人に任せられないかを考えます。

D：どちらでもない

思いつきの要望や、いつかやりたいことです。無理にやらず、「検討中」として置いておいてかまいません。

優先度は、一覧の左にアイコンで出ます。たとえば、こんな画面です。

• 件名の左に、優先度を表すアイコンがある（赤い「!」は緊急）
• 「全部が緊急」だと、赤いアイコンだらけになり、目印として働かなくなる

優先度をつけるときの問い

迷ったら、次の 3 つを自分に聞いてみます。

1. これをやらないと、だれが、何に困るか
2. いつまでにやらないと、どれくらい困るか
3. ほかの課題の足止めになっていないか（先に終わらせないと、次に進めない作業ではないか）

3 つ目は特に見落とされがちです。他の人の作業を止めている課題は、優先度を上げる理由になります。

優先度に迷ったときの 3 つの問いの順番です。

課題を見る→だれが困る？問い 1→どれくらい困る？問い 2→足止めしていない？問い 3→優先度を決める

3 つ目の「足止め」を見落とさないのがコツです。

優先度をつける人

優先度は、1 人で決めないほうがうまくいきます。依頼した人は自分の依頼を重く見ますし、担当者は目の前の作業を軽く見がちです。プロジェクトを見ているリーダー（虎田さんのような人）が、全体のバランスを見て決めます。

また、優先度は状況で変わります。週に 1 度、見直す習慣をつけます。

優先度をつけたあとに、見直す項目です。

• 「高」は 3 件までにしている
• 緊急と重要の 2 軸で考えた
• 他の人を止めている課題は、優先度を上げた
• 優先度は、週に 1 度見直している

全部にチェックがつけば、順番が見える一覧になっています。

まとめ

• 優先度は、順番をつけるための目印。全部「高」にしない
• 「緊急」と「重要」の 2 軸で考える
• いちばん大事なのは、重要だが緊急でない B の領域
• 他の人の作業を止めている課題は、優先度を上げる
• 1 人で決めず、定期的に見直す

akamine でやるなら

akamine の課題には優先度があり、一覧にはアイコンで出ます。「優先度」で並べ替えれば、大事な課題を上にそろえられます。設定のしかたは「優先度と期限」を見てください。

課題の詳細では、優先度は担当者の隣のタグにあります。

• タグに、優先度「緊急」が出ている
• 押して、あとから変えられる

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