リモートで進める

隣の席なら一目でわかったことが、画面の向こうでは、まったく見えない。リモートの進め方で大事なのは、「見える」を意識して作ることです。

リモートでは「見えない」ことが問題

オフィスでは、隣の席の様子や雑談から、自然と状況が伝わります。リモートではそれがなくなり、次の問題が起きやすくなります。

• 誰が何をしているかわからない
• 困っていても、言い出しにくい
• 聞きたいことがあっても、タイミングがわからない
• 雑談がなくなり、関係が薄くなる

だから、意識して見えるようにする必要があります。

1進み具合を見える化

課題とボードで、誰が何をしているか

2書く量を少し増やす

始めた・終わった・詰まった

3話せる時間を共有

集中する時間と、話せる時間

この図は、見えない状況を補う 3 つの工夫です。どれも、特別な道具がなくても始められます。

見える化の 3 つの工夫

1. 進み具合を、画面で見えるようにする

口頭で聞かなくても、各自の状況がわかる状態にします。作業を課題として管理し、ステータスを動かしていれば、「誰が何をしていて、どこが止まっているか」が一目で見えます。

たとえば、akamine のカンバンは、こんな画面です。

• 列ごとに、課題の数が出る
• カードに、担当者のアイコンが付くので、誰がどこまで進めているかがわかる

2. 書く量を、少しだけ増やす

オフィスなら口頭で済んだことも、文字にします。長文は不要です。

• 作業を始めるとき、「〜から始めます」
• 終わったとき、「〜が終わりました」
• 困ったとき、「〜で詰まっています」

この一言が、見えない状況をうめます。

始めます「〜から始めます」→終わりました「〜が終わりました」→詰まっています「〜で詰まっています」

この図は、三つの一言を、作業の流れに並べたものです。とくに、色の付いた「詰まっています」が書かれると、周りが助けに動けます。

3. 「いつ話せるか」を共有する

「13 時〜14 時は集中したいので返信が遅いです」「15 時以降は、いつでも話せます」と共有します。話しかけてよい時間がわかれば、お互いに遠慮せず済みます。

オンライン会議のルール

ルール	理由
目的と終了時刻を、先に伝える	ダラダラを防ぐ
資料や画面を、共有しながら話す	認識のずれを減らす
決まったことを、その場で書く	記録が残る
発言のあとに、少し間を取る	通信の遅延や、発言しづらさに配慮する
雑談の時間を、少し持つ	関係を保つ

たとえば、akamine のホームには、チームの最近の動きが並びます。

• 右下の「チームの動き」に、誰がコメントしたかが、一行ずつ出る
• 右上の「お知らせ」に、自分あてのメンションが出る

離れていても「ひとりにしない」

リモートでは、孤立感が出ます。次の習慣が役に立ちます。

• 朝会で、全員の顔を見て話す
• 良い仕事に、「ありがとう」「助かった」と声を出す
• 週に一度は、顔を見て 1 対 1 で話す

まとめ

• リモートでは、状況・困りごとが見えにくくなる
• 進み具合は、課題やボードで見える形にする
• 始めた・終わった・詰まった、の一言を書く
• 話しかけてよい時間を、共有する
• オンライン会議は、目的・記録・雑談のルールを持つ

akamine でやるなら

akamine のホームの「チームの動き」や、プロジェクトの「アクティビティ」では、誰がいつ動いたかを確認できます。カンバンを見れば、各自の課題がどの段階かが一目で分かり、リモートでも状況をつかめます。使い方は チームの動き と カンバンの使い方 を見てください。

プロジェクトの「アクティビティ」では、動きの推移と、人ごとの動きを確認できます。

• 上に、動き・作成・完了・コメント・変更の件数が出る
• 右下の「人ごとの動き」で、人ごとの件数と割合が棒で見える

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