新しいメンバーを迎える

来週、新しい人が来る。でも、誰が教えるのか決まっていない。受け入れは、その場の頑張りではなく、準備で決まります。

受け入れの良し悪しで、立ち上がりが変わる

新しく入った人は、何がわからないかもわからない状態です。最初の 1 週間で「この職場なら大丈夫」と思えると、早く動けます。逆に、放っておかれると、質問もできず、孤立してしまいます。

受け入れは、迎える側の仕組みで決まります。人によって差が出ないよう、チェックリストにします。

迎える前に（準備）

準備	内容
道具の用意	パソコン、ツールのアカウント、必要な権限
担当の指名	困ったときに聞ける「相談役」を一人決める
最初の仕事の用意	小さくて、終わりがはっきりした仕事を 1〜2 件
資料の整理	プロジェクトの概要、決まりごと、連絡先
歓迎の連絡	「来週から参加するのは〇〇さんです」と、チームに知らせる

特に、相談役を決めることが大切です。「誰に聞けばいいか」がわかるだけで、不安は大きく減ります。

• パソコンとツールのアカウント、権限を用意した
• 相談役を一人決めた
• 最初の仕事を 1〜2 件、用意した
• プロジェクトの資料を整理した
• チームに、参加を知らせた

この図は、新しい人が来る前に、済ませておくことのチェックリストです。

たとえば、akamine では、メンバーを追加して、役割を選べます。

• 右上に、「招待」と「メンバーを追加」のボタンがある
• 一人ずつ、「オーナー」「メンバー」「報告者」などの役割を選ぶ欄がある

最初の 1 週間

1 日目: 会って、全体を知る

• チームの全員を紹介する
• プロジェクトの目的と、現在の状況を説明する
• 連絡の手段と、書き場所のルールを伝える
• 道具にログインできることを確かめる

2〜3 日目: 小さな仕事を渡す

最初に渡すのは、小さく、終わりがはっきりした仕事です。「このページの文言を直す」くらいでかまいません。

• 背景、やること、完了の条件を書いて渡す
• 終わったら誰に見せるかも伝える
• 終わったら、必ずほめる

小さな成功体験が、自信につながります。

週の終わり: 声を聞く

1 週間たったら、相談役が 15 分ほど話を聞きます。「困ったことは？」「わかりにくかったことは？」と尋ねます。ここで出た指摘は、次の受け入れの改善に使います。

背景なぜやるのか→やること小さく具体的に→完了の条件何ができたら終わりか→見せる相手誰に確認するか→ほめる

この図は、最初の仕事を渡すときに、伝えておくことの順番です。色の付いた「完了の条件」が抜けると、新しい人は終わりがわからず、止まってしまいます。

たとえば、akamine の課題の一覧では、件名のあとに担当者を打って、すぐ課題を作れます。

• 入力欄に、件名と、「@鈴木」「#デザイン」「!高」のような指定を続けて打つ
• 作った課題は、一覧にそのまま並ぶ

迎える側のコツ

• 質問を歓迎する: 「いつでも聞いてね」と、言葉にする
• ルールの「理由」も教える: 「なぜそうするのか」がわかると、応用が利く
• 資料は、いつも新人の目で直す: 新しい人が迷ったところは、資料の不備のサイン
• 全員が「受け入れる側」の意識をもつ: 相談役ひとりに押しつけない

1. 1日目
   会って、全体を知る

   紹介・目的・連絡のルール

2. 2〜3日目
   小さな仕事を渡す

   終わったら、ほめる

3. 週の終わり
   声を聞く

   相談役が15分ほど

この図は、最初の 1 週間の流れです。週の終わりに聞いた声は、次の受け入れの改善に使います。

まとめ

• 受け入れの良し悪しで、立ち上がりの早さが変わる
• 迎える前に、道具・相談役・最初の仕事・資料を用意する
• 初日は全体像と連絡のルールを伝える
• 最初の仕事は、小さく、終わりがはっきりしたものにする
• 1 週間後に、困りごとを聞き、次の受け入れに活かす

akamine でやるなら

akamine では、プロジェクトにメンバーを招き、役割を決められます。最初の仕事を課題として作り、背景・やること・完了の条件を書いて渡せます。繰り返し使う受け入れの課題は、課題テンプレートにしておくと便利です。決まりごとのドキュメントも、プロジェクトに置いておけます。手順は メンバーを招く・役割を決める と 課題テンプレート を見てください。

課題のひな形は、プロジェクトの設定の「テンプレート」で作ります。

• 右上の「テンプレートを追加」から、課題のひな形を作る
• 左のメニューに、「メンバー」「ステータス」「ラベル」などの設定が並ぶ

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