悪い報告ほど早く

「もう少し様子を見てから言おう」。そう思って、報告を 1 日延ばした経験はありませんか。実は、その 1 日が、いちばん高くつきます。

ひなた虎田さん……実は、桜井さんのサイトのお問い合わせフォームが、思ったより時間がかかりそうで。

虎田さんいつ気づいたの？

ひなた3 日前です。もう少し様子を見てから報告しようと思って……。

虎田さんうん、その気持ちはわかるよ。でも今日は、「悪い報告ほど早く」の話をしよう。

なぜ悪い報告は遅れるのか

悪い知らせは、誰でも言い出しにくいものです。

• 怒られるかもしれない
• 自分でなんとか挽回できそうな気がする
• もう少し様子を見れば、状況が変わるかもしれない

でも、時間が経つほど、挽回に使える手段は減ります。小さな傷のうちなら、順番を入れ替えるだけで直せたものが、日が過ぎると、日程の変更やお客様への謝罪になってしまいます。

早く伝えると、何が変わるか

この図は、伝える時期ごとに、取れる手段を並べたものです。右へ進むほど、選べる道が狭くなります。

早ければ早いほど、選べる道が増えます。報告が早いこと自体が、プロジェクトを守る力です。

伝え方の型

悪い知らせは、次の順で伝えます。

たとえば、こう伝えます。

お問い合わせフォームの実装が、想定より 2 日かかる見込みです。公開日は変わりませんが、ほかの作業の余裕が使い切りになります。対策として、確認画面のデザインを簡略にする案があります。方針を決めていただけますか。

「対策案」まで考えられなくても大丈夫です。「どうしたらよいか、相談させてください」と持っていく形でも、早いほうが価値があります。

たとえば、akamine の課題では、コメントにこのように状況を書き残せます。

• 画面の下のほうの「会話」に、コメントが時系列で並ぶ
• 右側の「工数」に、実績と予定が出るので、遅れの根拠を数字で示せる

受け取る側の心がまえ

ひなた早く言ったのに、怒られたらどうしましょう。

虎田さんそこは私たちの責任だね。早く言ってくれた人に「ありがとう」と言えない職場では、誰も早く言わなくなる。

受け取る側がやることは、三つです。

• まず「教えてくれてありがとう」と言う
• 原因探しより、次の手を一緒に考える
• 後から、報告のしかたを責めない

この図は、受け取り方の違いが、次の報告の早さにつながることを表しています。

お客様に悪い知らせを伝えるときも同じです。桜井さんのような初めてのお客様は、「早く教えてくれて安心した」と感じることが多いものです。

悪い知らせを持ってきた人が、あとで不利にならないことも大切です。「早く言ってよかった」と思える経験が重なるほど、チームの報告は早くなります。

まとめ

とらまる悪い知らせは、鮮度が命。早いほど、打てる手が多いよ！

• 悪い報告は遅れがちだが、遅れるほど手段が減る
• 事実、影響、対策案、お願いの順で伝える
• 対策案がなくても、早く相談する
• 受け取る側は、まず感謝し、一緒に次の手を考える
• 報告しやすい空気を作るのも、PM の仕事

akamine でやるなら

akamine の課題のコメントに、「遅れそうです。理由は〜。相談したいです」と書き、@ でメンションすれば、相手の受信箱にすぐ通知が届きます。口頭だけでなく、記録として残るので、あとで経緯をたどれます。メンションの使い方は メンションで呼ぶ を見てください。

呼ばれた人の受信箱には、このように届きます。

• 「あなたへのメンション」のラベルが付いた通知が、ほかと見分けられる
• 上のタブで、「すべて」「メンション」「担当」などに切り替えられる

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