お客様やパートナーを招く

「あの件、どうなりましたか？」お客様に何度も聞かせてしまい、気まずい思いをしたことはありませんか？

ぽんぽこ制作所の打ち合わせ。パン屋の桜井さんが、少し困った顔をしています。

招くと、何がよくなるか

お客様や外部のパートナーを、管理ツールに招くと、次のことがよくなります。

• 「いま、どうなってる？」の電話・メールが減る: 見ればわかる
• 依頼と回答が、1 か所に残る: 言った言わないがなくなる
• 確認待ちが見える: お客様が見る番のことも、はっきりする

招く前

招いたあと

「いま、どうなってる？」を電話やメールで聞く

画面を見れば、状況がわかる

依頼がメールや電話に散らばる

依頼と回答が 1 か所に残る

誰の確認待ちか、はっきりしない

確認待ちが見える

一方で、見せなくていいものまで見えてしまう心配があります。そこで、招く範囲の決め方が大事になります。

見せる範囲を決める

お客様に見せてよいもの・見せないものを、先に仕分けます。

見せる	見せない
公開までのスケジュール	社内の見積もりの原価や、工数の内訳
確認をお願いしたい課題	社内の相談・愚痴めいたやりとり
進み具合	他のお客様の案件
お客様が出す依頼	社内用のメモ

「お客様用」と「社内用」を、課題や案件の単位で分けておくと、うっかり見せる事故が防げます。

役割は「見る」「依頼する」から

社外の人に与える権限は、小さく始めます。

• 見るだけ: 進み具合を知りたいだけの人
• 依頼とコメント: お客様。依頼の課題を作り、確認にコメントで答える
• 作業もする: 外部のデザイナーなど、一緒に仕事をするパートナー

基本は、「依頼とコメント」までです。設定やメンバーの管理は、社内の人だけが行います。

権限は、小さいほうから広げていきます。この図では、お客様の基本が真ん中にあります。

見るだけ進み具合を知る→依頼とコメントお客様の基本→作業もする外部のパートナー

役割は、メンバーごとに選んで割り当てます。次の画面は、プロジェクトのメンバーと役割の一覧です。

• 人の名前の右の欄で、役割を選ぶ（この画面では、グループ「デザインチーム」が報告者）
• 右上の「招待」「メンバーを追加」から、人を足せる

最初の案内が、成功を決める

招いても、使われなければ意味がありません。特に、ツールに慣れていない方には、次の工夫をします。

1. 事前に説明する: 「こういう理由で、このツールを使いたいです」と伝える
2. 見る場所を 1 つに絞る: 「確認してほしい課題」を最初に案内する
3. 短い手順を送る: 画面つきで、「ここを押して、ここに書く」だけ
4. 最初は一緒に触る: 5 分でも、画面を見ながら進める
5. 使えないときの逃げ道を残す: 「難しければ、メールでも大丈夫です」と添える

気をつけたいこと

• 通知が多すぎない: お客様に届く通知は、必要なものだけにする
• やりとりの作法: コメントの書き方の例を、最初に見せておく
• 終わったら: 案件の終了後、招待を整理する（いつまで見られるかを決めておく）

• 見せるものと、見せないものを仕分けた
• お客様用と社内用を、課題の単位で分けた
• 最初は「見る」「依頼する」から始める
• 事前に、理由を説明した
• 一緒に触る時間をとった
• 終わったあとの招待の整理を決めた

まとめ

• お客様を招くと、電話・メールでの確認が減り、やりとりが 1 か所に残る
• 見せるものと見せないものを、先に仕分ける
• 社外の権限は小さく始める（見る・依頼する・コメントする）
• 最初の案内は、短く、画面つきで、一緒に触る

akamine でやるなら

akamine では、社外の人は「ゲスト」として、招待されたプロジェクトだけが見られます。ユーザー一覧やグループ一覧は見えず、名前の横に「社外」のバッジが出るので、社内と社外を見間違えません。ゲストに付けられる役割は、閲覧者・報告者・メンバーの範囲です。招待は、メールで何人でもまとめて送れます。

• 招待
• メンバーを招く・役割を決める

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