Excel管理から卒業する

Excel の表が 200 行を超えて、移すことを考えるだけで気が重い。そんなときの進め方です。

ひなたが、Excel の進捗表を印刷して、机に広げています。行数は 200 を超えています。

手順 1: 表の中身を仕分ける

Excel の表の行を、3 つに分けます。

仕分け	例	どうする
進行中・これからの仕事	作業中の 12 件、来月の予定	ツールに移す
終わった仕事	公開済みの案件の記録	移さない。ファイルは保管しておく
迷うもの	いつか対応したい要望	本当に必要なものだけ移す

終わった仕事まで入れ直すと、移行に時間がかかり、新しい場所が最初から散らかります。「いま動いているもの」だけで十分です。

手順 2: 列を、ツールの項目に対応づける

Excel の列は、ツールのどの項目にあたるかを決めます。たとえば、こんな対応です。

次の図は、Excel の列が、ツールのどの項目にあたるかの例です。

作業内容Excel の列→件名ツールの項目

担当Excel の列→担当者ツールの項目

期限Excel の列→期限ツールの項目

状況Excel の列→ステータスツールの項目

メモExcel の列→本文・コメントツールの項目

対応しない列が出てきたら、それは「本当に必要だった情報か」を見直すチャンスです。Excel は列を自由に足せるので、使われていない列が溜まりがちです。

対応づけて移すと、課題の一覧では、次のように 1 件が 1 行になります。

• 「件名」の左のアイコンで、ステータス（未着手、進行中、完了）が見分けられる
• 右に、期限と担当者が並ぶ。Excel の「期限」「担当」の列にあたる場所

手順 3: 小さく始めて、並行運用する

いきなり全案件を切り替えません。

1. 1 案件だけ移す（新しく始まる案件が、ちょうどいい）
2. 2〜4 週間、Excel も更新しながら並行して使う
3. 困ったところを直し、ルールを決める
4. 問題がなければ、次の案件から順に移す
5. 全案件が移ったら、Excel を「読み取り専用」にして保管する

並行運用は手間に感じますが、ここを省くと「やっぱり Excel のほうが速い」と戻る人が出ます。期間を決めて、「この日で Excel の更新は終わり」と宣言するのがコツです。

並行運用の期間を、6 週間とした場合の例です。この図では、Excel の更新を終える日が、先に決まっているところを見てください。

1週2週3週4週5週6週

1 案件だけ移す

Excel も更新して並行

困ったところを直す

次の案件を移す

Excel の更新を終える

◆

移したあとの新しい課題は、一覧の上の入力欄に打って作れます。次の画面は、件名のあとに担当者・ラベル・優先度を続けて打っているところです。

• @ で担当者、# でラベル、! で優先度を指定する
• 打っている途中に、候補が出る

手順 4: ルールと、使い方の説明

ツールを入れただけでは、人は使ってくれません。最低限、次の 2 つは用意します。

• 運用ルール: 課題はどこで作るか、誰が更新するか、など（くわしくは「チームのルールを決める」で）
• 15 分の説明会: 画面を見せながら、課題の作り方・見方だけを説明する

説明は短く、が鉄則です。いちどに全部を覚えてもらう必要はありません。

よくある失敗

• 完璧に移そうとする: 準備に何週間もかけて、始まらない
• Excel を消す: 戻れなくなり、不安から使われなくなる
• 一部の人だけが使う: 見る人が少ないと、更新も止まる

• 表の行を、進行中・終わった・迷うに仕分けた
• 列を、ツールの項目に対応づけた
• 1 案件から始める
• Excel の更新を終える日を決めた
• 運用ルールと、15 分の説明会を用意した

まとめ

• 行を「進行中」「終わった」「迷う」に仕分け、いま動いているものだけ移す
• 列は、ツールの項目に対応づける。使っていない列は捨てる
• 1 案件から始め、期間を決めて並行運用する
• 運用ルールと、短い説明会を用意する

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• CSV の取り込みと書き出し
• クイック入力で作る

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