期限切れが出たとき

「期限が過ぎてた！」と気づいた瞬間、胸がざわっとする。その気持ちのまま動くと、たいてい空回りします。落ち着いて、順番にいきましょう。

期限切れは、よくあること

期限切れは、誰のプロジェクトにも起きます。大事なのは、出ないようにすることより、出たときの動き方です。見つけた人が責められる空気だと、期限切れは隠されて、もっと大きな遅れになります。

4 つのステップ

聞く責めずに状況を→調べる影響の範囲→分ける原因を5つに→引き直す共有する

この図は、4 つのステップの全体像です。最初の「聞く」で責めないことが、あとの全部を左右します。

たとえば、akamine の課題の一覧では、期限切れの課題がこう表示されます。

• 「お知らせ欄のレイアウト」の期限が、赤字の「1 日超過」になっている
• そのほかの課題は、「今日」「明日」「2 日後」のように、期限までの日数が出る

1. 状況を聞く（責めずに）

まず、担当者に「今どんな状況？」と聞きます。「なんで遅れてるの？」ではなく、状況を知るための質問にします。

聞くこと:

• いま、どこまで進んでいるか
• 終わるのに、あと何がどのくらい必要か
• 困っていること、待っていることはあるか

2. 影響を調べる

その課題が遅れると、何に響くかを確認します。

• 後ろに続く作業はあるか（依存している作業）
• 次の節目や、お客様との約束の日に影響するか
• 余裕（バッファ）で吸収できるか

影響が小さければ、期限を直すだけで済みます。大きければ、すぐ上に相談します。

3. 原因を分ける

期限切れの原因は、だいたい次のどれかです。

原因	対策
見積もりが甘かった	見積もりを直し、次に活かす
ほかの作業が割り込んだ	優先順位を整理する
待ちが発生した（お客様、他の人）	待ちの解消を最優先に動く
作業が大きすぎた	小さく割る
忘れていた・気づかなかった	通知や朝の確認を整える

4. 期限を引き直して、共有する

新しい期限を、実現できる日で決め直します。「なんとか今日中」ではなく、見込みのある日を。そして、関係者に共有します。期限を黙って延ばすと、周りが計画を立てられません。

期限切れを増やさない工夫

• 期限の前日に、担当者へリマインド（通知）が届くようにする
• 朝のチェックで、期限切れを最初に見る
• 大きな課題は、小さく割って、期限を細かく置く
• 期限のない課題を作らない

こうなりがち

こうしたい

黙って期限を延ばす

理由と新しい見込みを書いて、関係者に伝える

「なんとか今日中」

実現できる日で決め直す

延ばして終わり

原因を見つけて、次の期限切れを減らす

この図は、期限の引き直しで、避けたい形と目指したい形を並べたものです。

• 担当者に、責めずに状況を聞いた
• 後ろの作業とお客様への影響を調べた
• 原因を5つのどれかに分けた
• 実現できる日で期限を引き直した
• 理由を残して、関係者に共有した

まとめ

• 期限切れは誰にでも起きる。責めずに状況を聞く
• 後ろの作業や節目への影響を調べる
• 原因を分けて、対策を選ぶ
• 実現できる日に期限を引き直し、関係者に共有する
• 通知や朝のチェックで、気づく仕組みを作る

akamine でやるなら

akamine のホームの「今日やること」は、期限切れの課題がいちばん上に出ます。プロジェクトの「概要」の「期限の状況」でも、期限切れの数が赤く出ます。担当者には期限の前日・当日・期限切れのリマインダーが届くよう設定できます。仕組みは リマインダー と 今日やること を見てください。

プロジェクトの概要でも、期限の状況が見られます。

• 上の帯の「期限切れ 1 件」が赤い枠で目立つ
• 「期限の状況」のグラフでは、期限切れの棒が赤で、今週・来週などと並ぶ

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