自動化でラクをする

毎週まったく同じ手順で作る課題。気づけば何十回目……そんな作業はありませんか？

金曜の夕方。ひなたが、毎週同じ作業をしながら、ため息をついています。

自動化に向いている作業

次の 3 つに当てはまる作業は、自動化の候補です。

1. 決まった周期で起きる: 毎週、毎月、毎朝
2. 手順が毎回同じ: 判断が要らない
3. 忘れると困る: 抜けると誰かが困る

Web 制作の現場で、よくある例です。

作業	自動化の考え方
週次レポートの課題を毎週作る	決まった周期で、ひな型から課題を作る
制作会議のあと、議事録の課題を作る	会議のたびに作る課題を、周期で作る
期限が近い課題を知らせる	期限の数日前に、担当者へ知らせる
レビューが終わった課題を、次の担当へ回す	ステータスが変わったら、担当者を変える
子課題がすべて終わったら、親を完了にする	条件がそろったら、状態を変える

毎週同じ課題を作る作業は、「繰り返し」にまかせられます。ひな形のテンプレートを先に作っておくのが出発点です。

• 「テンプレートを追加」から、課題のひな形を作る
• このひな形を使って、決まった周期で課題を作る

• 画面には「決まった周期で、課題を自動で作ります」とある
• 「まず、テンプレートを作りましょう」と、手順が案内されている

「〜したら、〜する」で考える

自動化は、「きっかけ」「条件」「すること」の 3 つで考えると整理できます。

• きっかけ: 何が起きたら動くか（課題ができた、ステータスが変わった、期限が近い）
• 条件: どんな課題に限るか（バグだけ、優先度が高いものだけ）
• すること: 何をするか（担当を変える、コメントを書く、通知を送る）

たとえば「ステータスが『レビュー』になったら、レビュー担当にコメントを書いて知らせる」という具合です。

この図は、さきほどの例を、3 つに分けたものです。

きっかけステータスが「レビュー」になる→条件対象の課題に絞る→することレビュー担当にコメントを書く

「全部自動化しよう」と意気込むより、毎週のいやな作業を 1 つ消すくらいが続きます。

• 決まった周期で起きる作業である
• 手順が毎回同じで、判断が要らない
• 忘れると、誰かが困る
• 対象の課題を、小さく絞った
• すぐオフにできる
• 動いた記録を、あとから確認できる

まとめ

• 周期的・手順が同じ・忘れると困る作業は、自動化に向いている
• 「きっかけ・条件・すること」で考える
• 作りすぎず、記録を残し、判断が要ることは人がやる
• 手作業を数えて、いちばん多い 1 つから始める

akamine でやるなら

akamine には、「〜したら、〜する」の自動化ルールと、決まった周期で課題を作る「繰り返し」があります。ルールには、ステータスの変更、担当者の変更、コメント、通知などが使え、実行の記録も残ります。どちらもプロジェクトの設定にあり、操作できるのはオーナーと管理者です。最初は、テンプレートから追加するのが手軽です。

• 自動化ルールを作る
• 繰り返しの課題

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