追加依頼・仕様変更の扱い

「ちょっとだけなので」と言われて引き受けたのに、気づくと大きな作業になっていた。そんな経験はありませんか？

「ちょっと」の積み重ねが、いちばん怖い

追加の依頼は、1 つ 1 つは小さく見えます。でも、受けるたびに作業が増え、日程と費用に響きます。これを変更管理と呼び、「受ける前に、立ち止まって、確認する」ことが基本です。

受ける前の 5 つの確認

1. 何を変えたいのか。 内容を、具体的に言葉にしてもらう
2. なぜ必要か。 目的に関わるのか、あれば便利という話か
3. 作業量はどれくらいか。 担当者に、すぐ聞く
4. 日程にどう響くか。 他の作業が遅れないか
5. 費用はどうなるか。 追加の見積もりが必要か

この図は、追加依頼が届いてから、作業を始めるまでの流れです。強調した「確認する」までは、返事を急がなくて大丈夫です。

追加の依頼が届く→5 つを確認する内容・目的・作業量・日程・費用→3 つの返事受ける・条件つき・次に回す→お客さんの承認→作業を始める

3 つの返事の型

返事	使う場面	例
そのまま受ける	小さく、日程と費用に響かない	「お店の定休日の誤字を直します」
条件つきで受ける	費用か日程が変わる	「作業が 1 日増えます。費用は〇〇円です」
今回は見送り、次に回す	時間が足りない、目的に関わらない	「公開後の第 2 弾として考えませんか」

どれも、「お断り」ではなく、選択肢を示すことが大切です。

すぐに受ける

確認してから返す

「やっておきます」

「作業量を確認して、明日お返事します」

「ちょっとなので大丈夫です」

「日程と費用への影響を、確認します」

お客さんに、変わることを見せる

条件つきで受けるときは、変わることを表にして見せます。

	変更前	変更後
作業	20 日	22 日
公開日	11/15	11/18
費用	50 万円	52 万円

数字で見ると、お客さんも判断しやすくなります。承認をもらってから、作業を始めます。

たとえば、こんな画面です。決まったことと経緯を、コメントや履歴に残せます。

• 会話の欄に、コメントと、ステータスの変更などの履歴が時間順に並んでいます。
• 右の欄で、工数の記録も一緒に確認できます。

記録を残す

何を、いつ、誰が決めたかを、記録に残します。あとで「言った、言わない」にならないよう、メールなど記録の残る形で確認をもらいます。

小さな修正は、どこまで無償か

誤字の訂正のような小さな修正は、無償で対応する会社が多いものです。ただし、その線引きを決めていないと、「これも無償でしょう」と広がります。「文字の修正は 10 件まで」のように、数や範囲で決めておくと、お互いに気持ちよく進められます。

まとめ

• 追加依頼は、「やっておきます」の前に、いったん立ち止まる。
• 内容、目的、作業量、日程、費用の 5 つを確認する。
• 返事は「受ける」「条件つきで受ける」「次に回す」の 3 つ。
• 変わる点を表で見せ、承認をもらってから作業する。

akamine でやるなら

追加の依頼は、新しい課題にして「依頼」とわかるラベルをつけておくと、元の計画と区別できます。承認した日と内容は、コメントに残します。ラベル と コメント の記事を見てください。

• 一覧に、「デザイン」「実装」「調査」のラベルと色が並んでいます。
• 右上の「ラベルを追加」から、「依頼」のようなラベルを足せます。

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