チームのルールを決める

ツールを入れたのに、人によって使い方がばらばら。そんな状態に、心当たりはありませんか？

ツールを導入して 2 週間。ひなたが、画面を見て首をかしげています。

ルールは「少なく、短く」

ルールが多いと、誰も覚えられません。覚えられないルールは、守られません。最初は 5 つ以内、1 つを 1 行で言えるくらいにします。

ルールを決める基準は、「それがないと、誰が困るか」です。困る人がいないルールは、いらないルールです。

ぽんぽこ制作所の最初の 5 つ

虎田さんが決めた、最初のルールです。

1. お客様からの依頼は、受けた人がその日のうちに課題にする（口頭やメールのまま放置しない）
2. 課題には、担当者を 1 人つける（空欄にしない。決まらないときは、PM が決める）
3. 期限を入れる（決められないときは、いつ決めるかを本文に書く）
4. 着手したらステータスを「進行中」にする（朝会で見るときに、現状がわかる）
5. やりとりは、課題のコメントに残す（チャットで話したら、結論だけ書き戻す）

どれも、「誰かが困らないように」の理由が 1 行で言えます。

ルール 4「着手したら進行中にする」は、ステータスの並びが決まっていてこそ守れます。次の画面は、ステータスの設定です。

• 「本流」に、未対応・処理中・確認待ち・完了が順に並ぶ
• チームのルールに合わせて、並びや名前を整えられる

ルールに含めたいこと

最初の 5 つ以外にも、必要になったら足していきます。足すときの候補です。

分野	決めること
件名	書き方の型（くわしくは「件名・ラベルの命名ルール」で）
完了	どうなったら完了にするか
コメント	返事が要るときは、相手をメンションで呼ぶ
相談の場所	課題か、チャットか、会議か
見る時間	朝会で一覧を見る、金曜に棚卸しをする、など

「担当者は必ず入れる」のようなルールは、入力欄を必須にすると、仕組みで守れます。

• 右の「使う」「必須」のスイッチで、項目ごとに決める
• 左のプレビューで、課題を作るときの入力欄を確かめられる

ルールの伝え方と見直し方

決めたルールは、見える場所に置きます。社内のドキュメントの 1 ページにまとめ、新しいメンバーが最初に読むようにします。

見直しも、あらかじめ予定に入れます。たとえば「1 か月後に、使いにくいルールを出し合う」と決めておきます。

• 守られていないルール: 理由を聞く。ルールが悪いことも多い
• 誰も困っていないルール: 思い切ってなくす
• 足りないルール: 困りごとが 2 回出たら、足す

ルールは、一度決めて終わりではありません。次の図のように、まわし続けます。

1. 1決める
2. 2使う
3. 3出し合う
4. 4直す

ルールは「責める道具」にしない

ルールを破った人を責めると、人は黙って書かなくなります。大事なのは、ルールを守ってもらうことより、状況が見えることです。

守られていないときは、「なんで守らないの」ではなく、「守りにくいところがあるかな」と聞いてみてください。

こうなりがち

こうしたい

「なんで守らないの」と聞く

「守りにくいところがあるかな」と聞く

破った人を責める

状況が見えることを大事にする

守られないルールを、そのままにする

理由を聞いて、ルールを直す

• ルールは 5 つ以内
• 1 つを 1 行で言える
• 「ないと誰が困るか」が言える
• 見える場所に置いてある
• 見直しの日を決めた

まとめ

• ルールは少なく（最初は 5 つ以内）、1 行で言える形にする
• 「ないと誰が困るか」でルールを選ぶ
• 見える場所に置き、あらかじめ見直しの日を決める
• 破った人を責めない。守りにくさを疑う

akamine でやるなら

ルールを人の努力だけに頼らず、必要な項目を必須にしたり、ひな型を使ったりして、仕組みで支えることもできます。akamine では、種別ごとに「必須の項目」を決めたり、課題テンプレートで書く型をそろえたりできます。まずは、プロジェクトの設定にある「ステータス」と「ラベル」を、チームのルールに合わせて整えるところから始めましょう。

• 「テンプレートを追加」で、課題のひな形を作れる

• 課題テンプレートの管理

• ステータスの設定

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