プロジェクトのコミュニケーションの基本

「伝えたはずなのに、伝わっていなかった」。プロジェクトの小さなトラブルの多くは、ここから始まります。連絡の基本を、三つに絞って整理しましょう。

プロジェクトの問題の多くは「伝わらない」から

プロジェクトの遅れや手戻りの原因をさかのぼると、「聞いていない」「そういう意味だと思わなかった」にたどり着くことが多いものです。技術の問題より、伝わっていない問題のほうが多いのです。

そこで、連絡のルールを三つに絞って決めます。

誰に名指しで→何をお願い・期限・背景→どこで残る場所に→返事をもらう了解の一言

この図は、連絡の 4 つの段階です。色の付いた「返事をもらう」まで行って、はじめて「伝わった」と言えます。

基本は「誰に・何を・どこで」

決めること	問い	例
誰に	誰に伝えるべきか	担当者、確認する人、決める人
何を	何を伝えるのか	結論、お願い、期限
どこで	どこに書くのか	課題、チャット、メール、会議

誰に

伝えるべき人に、確実に届くようにします。全員宛てのメッセージは、結局誰も読まないことがあります。名指しで、「ケンジさん、これをお願いします」と呼びかけます。

たとえば、akamine では、コメントで名前を指定すると、その人の受信箱に通知が届きます。

• 「あなたへのメンション」のラベルで、自分あての連絡が見分けられる
• 通知の本文に、「確認をお願いします @管理者」のように、お願いが書かれている

何を

伝える内容は、読んだ人が次に何をすればよいかがわかる形にします。次の 3 点が入っていれば、まず迷いません。

1. 何をしてほしいか（お願い）
2. いつまでに（期限）
3. なぜ（背景。一言で）

伝わらない連絡

伝わる連絡

廊下で「あれ、変わったんで」

「ロゴを新しいデータに差し替えてください。10/15 までに。お客様の要望です」

全員宛てに一斉送信

「ケンジさん、お願いします」と名指し

送って終わり

「明日の昼までに、ご返信ください」と返事の期限つき

この図は、同じ連絡でも、書き方で伝わり方が変わることを表しています。右の書き方は、読んだ人が次に動けます。

どこで

連絡の場所は、内容の性質で決めます。詳しくは「どこに書く？」で扱いますが、基本は「あとで見返す必要があるものは、残る場所に書く」です。

伝わったかを確かめる

大切な連絡ほど、返事（確認）を求めます。「確認をお願いします」「明日の昼までにご返信ください」と、返事の期限も添えましょう。返事がなければ、一度だけ確認の声をかけます。

口頭だけで済ませない

廊下や雑談での連絡は、速くて気軽ですが、記録に残りません。決めたこと、変更したことは、あとで文字に残す癖をつけます。「さっきの話ですが、〜に決めました」と、1 行書くだけで、聞いていない人にも伝わり、後日のもめごとも防げます。

新しい案件の最初に、連絡のルールを 10 分で決めておくと、あとが楽になります。「作業は課題に」「急ぎはチャットで」くらいの簡単なものでかまいません。

• 誰に宛てた連絡か、名前が書いてある
• 読んだ人が次にやることがわかる
• 期限が書いてある
• 残る場所に書いた
• 返事をもらった

まとめ

• 問題の多くは、技術より「伝わらない」ことから起きる
• 連絡は「誰に」「何を」「どこで」を決める
• 内容は、お願い・期限・背景の 3 点を入れる
• 大事な連絡は、返事を求める
• 口頭で決めたことも、文字に残す

akamine でやるなら

akamine では、課題のコメントに @ で相手を指名すると、その人の受信箱に通知が届き、課題に会話の記録が残ります。誰に宛てたかが明確になり、あとから経緯もたどれます。使い方は メンションで呼ぶ と コメントを書く を見てください。

課題の詳細では、会話が、時系列で残ります。

• 「会話」に、コメントと、それに対する「返信」のボタンが並ぶ
• コメントのほかに、ステータスの変更や工数の記録も、履歴として同じ場所に出る

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