工数の記録をつける理由

「毎日の時間記録、面倒だな」。その気持ちは、もっともです。でも、記録には、面倒を上回る使いみちがあります。

工数を記録すると何がわかるか

工数とは、作業にかかった時間（や人数×日数）のことです。記録しておくと、次のことがわかります。

わかること	使いみち
予定と実績の差	見積もりの精度が上がる
作業の種類ごとの時間	会議や調整が、思ったより多いと気づける
人ごとの負荷	ひとりに偏っていないかを見られる
案件ごとの実際の工数	採算を確認し、次の見積もりに使える

記録のない見積もりは、勘の積み重ねです。記録があれば、「この規模のサイトは、実際に〇人日かかった」と言えるようになります。

1. 1記録する
2. 2比べる
3. 3気づく
4. 4*見積もる

この図は、記録が見積もりの精度を上げる流れです。記録がなければ、「比べる」から先に進めません。

たとえば、akamine の課題の詳細では、右側に工数の欄があります。

• 「実績 2.5h / 予定 3h」のように、実績と予定が並ぶ
• 「開始」と「記録」のボタンから、時間を記録できる

続かない理由と、続けるコツ

記録が続かないのは、たいてい手間のせいです。

細かくしすぎない

15 分単位で記録しようとすると、続きません。30 分〜1 時間の単位で十分です。後から見て「だいたいどこに時間を使ったか」がわかれば目的を果たします。

その日のうちに、その場で

一週間分をまとめて思い出すのは、苦行です。作業を終えたその場、または一日の終わりに、1 分で記録します。

分類は少なく

作業の種類（活動）は、「設計」「開発」「試験」「会議」「その他」くらいに絞ります。種類が多いと、選ぶだけで疲れます。

記録を人事評価に使わない

「時間が少ない人は、サボっている」と見られると、記録が正直でなくなります。目的は、見積もりと負荷の改善であることを、最初にチームで確認します。

記録の見方

記録がたまったら、週に一度、次の点を見ます。

1. 予定より実績が大きく膨らんだ課題はないか
2. 会議や調整の時間は、想定の範囲か
3. 特定の人に作業が偏っていないか

たとえば、レポートの画面では、人ごとや課題ごとの時間を比べられます。

• 左の「時間の推移」は、日ごとの合計が、人ごとの色で積み上がる
• 右の「内訳」は、課題ごとの時間と割合が棒で並ぶ

見つけたら責めずに、「なぜ膨らんだのか」を一緒に考えます。そこに、次の見積もりのヒントが隠れています。

続かない記録

続く記録

15 分単位で細かく付ける

30 分〜1 時間の粗い単位

一週間分をまとめて思い出す

その日のうちに、その場で

作業の種類が多い

5 つくらいに絞る

個人の評価に使う

見積もりと負荷の改善に使う

この図は、続けやすい記録の条件を並べたものです。右の 4 つのうち、まず一つから始めれば十分です。

まとめ

• 工数の記録は、見積もりの精度向上と、負荷の見える化のためにある
• 30 分〜1 時間の粗い単位で十分
• その日のうちに、その場で記録する
• 作業の種類は、少なく絞る
• 記録は、個人の評価に使わない

akamine でやるなら

akamine の課題の詳細にある「工数」の欄から、時間、日付、活動、メモを記録できます。時間は 1:30、1.5h、45m のように入れられます。プロジェクトの「レポート」では、人ごと、課題ごとの工数や、予定との差を確認できます。手順は 工数を記録する と 工数レポート を見てください。

記録のダイアログは、こうなっています。

• 「時間」の欄の上に、入力の例（1:30、1.5h、45m）が出る
• 「活動」は、選択肢から選ぶ

関連する記事

• 予定と実績を比べる
• 工数（人日・人月）とは？
• 週次報告をラクにする