ツールの選び方

候補が多すぎて、どれを選べばいいか決められない。ツール選びで、よくある悩みです。

ぽんぽこ制作所の会議室。ホワイトボードに、ツールの名前がずらりと並んでいます。

先に「困りごと」を書き出す

ツールを見る前に、いまの困りごとを書き出します。たとえば、こんな具合です。

• 案件ごとの進み具合が、ひと目でわからない
• お客様からの依頼が、メールと電話に散らばっている
• 誰が何を抱えているか、週に 1 回しか見えない

困りごとが決まれば、「それを解決できるか」がものさしになります。ものさしがないまま比べると、見た目や評判で決めてしまいます。

比べ方を変えると、決めやすくなります。この図は、機能の数で比べた場合と、困りごとで比べた場合の違いです。

機能の数で比べる

困りごとで比べる

機能の表が全部「○」になり、決まらない

解決できるかどうかで、差が出る

見た目や評判で決めてしまう

ものさしがあるので、理由を説明できる

比べるポイント

虎田さんが挙げた、見るポイントはこの 6 つです。

ポイント	見ること
使いやすさ	新人が、説明なしでも課題を作れるか。1 日触って迷わないか
見え方	一覧・カンバン・ガントなど、必要な見せ方があるか
柔軟さ	ステータスや種別を、自分たちの仕事に合わせて変えられるか
お客様との共有	社外の人を、見せたい範囲だけに招けるか
移行のしやすさ	いまの Excel や他のツールのデータを、持ち込めるか
費用と運用	人数が増えたときの費用。管理する人の手間

たとえば「柔軟さ」は、こんな画面で確かめられます。

• 種別（タスク・バグ・要望・その他）ごとに、項目を切り替えられる
• 右の「使う」「必須」のスイッチで、入力欄を決められる

「移行のしやすさ」は、いまの表を持ち込めるかを見ます。

• 「CSV を選ぶ」から、ファイルを選んで追加する
• 手順は「ファイル」「列の対応」「確認」「追加」の 4 段階

「お客様との共有」は、社外の人を招く画面で見ます。

• メールアドレスを、改行かカンマで区切って、まとめて入れられる
• 招待するグループやプロジェクトを、あわせて選べる

試用は「本物の案件」で

どのツールも、デモのデータだとよく見えます。試すときは、実際の案件を 1 本、小さく動かしてみてください。

1. 進行中の案件から、小さめの 1 本を選ぶ
2. 2 週間、そのツールだけで管理してみる
3. 担当者・ディレクター・デザイナーなど、役割の違う人に触ってもらう
4. 「困ったこと」と「助かったこと」を、1 人 3 つずつ出す

2 週間の試用は、次の流れになります。

困りごとを書く→小さな案件を 1 本選ぶ→2 週間使うそのツールだけで→3 つずつ出す困ったこと・助かったこと→決める

ポイントは、普段いちばんツールが苦手な人にも触ってもらうことです。その人が使えれば、たいていの人が使えます。

決める人を決めておく

ツール選びは、意見が割れやすい話題です。「全員が納得するまで」を目指すと、いつまでも決まりません。次の点を先に決めておきます。

• 決める人: 誰が最終的に決めるか（たいていは PM か代表）
• 期限: いつまでに決めるか。1 か月以内など
• 見直し: 3 か月後に、合っているかを見直す約束をする

「決めたら一生使う」ではなく、「いまのチームに合うものを選ぶ」と考えると、気が楽になります。

• いまの困りごとを書き出した
• 6 つのポイントで候補を比べた
• 本物の案件で、2 週間試した
• 決める人と、期限を決めた
• 3 か月後の見直しを予定に入れた

まとめ

• 先に、いまの困りごとを書き出してものさしにする
• 使いやすさ・見え方・柔軟さ・お客様との共有・移行・費用の 6 点で比べる
• 試すときは、本物の案件を 1 本、2 週間
• 決める人と期限を先に決め、あとで見直す前提にする

akamine でやるなら

akamine は、ステータスや種別、追加の項目をプロジェクトごとに変えられ、社外の人は招待されたプロジェクトだけを見られます。試すときは、小さなプロジェクトを 1 つ作って、課題を入れてみるのが近道です。

• プロジェクトを作る
• テンプレートからプロジェクトを作る

関連する記事

• プロジェクト管理ツールがなぜ必要か
• Excel管理から卒業する
• Backlog・Redmine から移る