進捗管理の基本

「順調ですか？」と聞かれて、「たぶん……」としか答えられなかったことはありませんか。進み具合は、見るものさえ決まっていれば、すぐに答えられます。

進捗管理は「差を見つける」仕事

進捗管理とは、計画と現実のズレを早く見つけて、手を打つことです。立派な報告書を作ることではありません。

旅行にたとえると、ナビは「あと 30 分で着く」と教えてくれます。渋滞していれば到着時刻を直し、場合によっては道を変えます。プロジェクトも同じで、見るのは次の三つです。

見るもの	問い	例
残り	あと何が残っているか	全 40 ページのうち、未着手が 18 ページ
遅れ	予定より遅れているものはないか	原稿の回収が 3 日遅れている
詰まり	止まっているものはないか	お客様の確認待ちで 5 日動いていない

「何％できたか」より、「残りがいくつで、どこが遅れ、どこで止まっているか」のほうが、次の行動に直結します。

次の図は、進捗管理の基本の動きです。ここを何度も回します。

1. 1比べる
2. 2気づく
3. 3*手を打つ
4. 4確かめる

この図は、進捗管理が「報告書づくり」ではなく、ズレを見つけて直すくり返しだと表しています。「手を打つ」まで進むのがポイントです。

見る頻度と見る場所

進捗は、月に一度まとめて見ても手遅れです。目安は次のとおりです。

1. 毎朝
   期限と詰まりを確認

   5分ほど

2. 週に一度
   全体の残りと見通し

   次の節目まで間に合うか

3. 節目ごと
   計画との差をふりかえる

   必要なら計画を直す

この図は、見る頻度ごとに、何を確認するかを並べたものです。細かいものほど頻繁に、大きなものほどゆっくり見ます。

見る場所は、一つに決めておきます。メール、チャット、メモに進捗が散らばると、全体像を組み立てるだけで時間がかかります。

たとえば、akamine のホームを開くと、こんな画面になります。

• 左の「今日やること」に、期限切れ・今日・今週の課題が出る（この画面では片づいた状態）
• 右の「お知らせ」に、自分あてのメンションとコメントが並ぶ

「忙しそう」と「進んでいる」は違う

作業量ではなく、完了したもので測ります。「トップページのデザインが承認された」「コーディングが終わってレビューも通った」のように、終わりがはっきりしたものを数えます。

たとえば、課題の一覧では、完了した課題にチェックが付いて、件名に取り消し線が入ります。

• 左から、キー、優先度、ステータスのアイコンが並ぶ
• 右の「期限」の列に、「1 日超過」「今日」「明日」など、期限までの日数が出る

数字だけで安心しない

数字は便利ですが、数字に出ない不安もあります。担当者が「ちょっと不安です」とつぶやいたら、そこが次の遅れの種かもしれません。朝会や日々の会話で、数字と声の両方を拾いましょう。

今日からできる1つのことは、朝いちばんに「残り・遅れ・詰まり」を一つずつ声に出して確認することです。

• 残り: あといくつ残っているか言える
• 遅れ: 予定より遅れているものを知っている
• 詰まり: 止まっているものとその理由を知っている

まとめ

• 進捗管理は、計画と現実のズレを早く見つけて手を打つこと
• 見るのは「残り」「遅れ」「詰まり」の三つ
• 毎朝は期限と詰まり、週次は全体の見通しを確認する
• 測るのは作業量ではなく、完了したもの
• 数字と、メンバーの声の両方を拾う

akamine でやるなら

akamine のプロジェクトの「概要」には、進捗、ステータス別の件数、期限の状況、担当者別の内訳が並びます。毎朝ここを開けば、残りと遅れと詰まりがひと目でわかります。使い方は プロジェクトの概要を読む を見てください。

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