どうして管理が必要なの？

「あの件、どうなってる？」と聞かれて、答えに詰まったことはありませんか。仕事は進んでいるのに、誰も全体を見ていない。そんな場面から始めます。

ひなた虎田さん、昨日のお客さんへの返事、ケンジさんに聞いたら「それ、もう終わってる」って言われて……。私は「まだです」って返しちゃいました。

ケンジいや、終わってたよ。Slack に書いたし。

ひなた私、そのスレッド見てなくて……

ケンジ見といてよ。

虎田さんまあまあ。これは二人が悪いんじゃなくて、「管理の仕組みがない」ことが原因なんだ。

管理しないと起きる 5 つのこと

虎田さんが挙げた「あるある」です。心当たりはありませんか。

1. 誰が何をやっているのか、わからない。同じことを二人がやっていたり、誰もやっていなかったりします。
2. 進み具合が見えない。「あと少し」と言われて信じていたら、前日に「まだ半分」と判明します。
3. 言った言わないが起きる。口頭やチャットで決めたことが、あとで見つかりません。
4. 特定の人に仕事が集まる。できる人ほど忙しくなり、倒れると全部止まります。
5. 遅れに気づくのが遅い。気づいたときには、取り返しがつきません。

ひなたぜんぶ、ここ 1 か月で見た気がします……。

虎田さんだいたいどの会社でもそうだよ。

管理がない現場と、ある現場の違いを並べてみます。右の列は、「見える」ようになった状態です。

管理とは「見える」ようにすること

「管理」というと、人を見張るイメージがあるかもしれません。でも、プロジェクト管理の目的は反対です。全員が同じ状況を見られるようにして、困る前に手を打てるようにすることです。

そのために、次の三つを見える形にします。

たとえば、akamine の課題の一覧は、この三つを一枚に並べた画面です。

• 左のアイコンでステータス、右端で担当者、その左で期限が読めます。
• 期限が過ぎた課題は、赤字で「1 日超過」のように出ます。

管理しすぎも困る

ケンジでも、報告ばっかりで開発の時間が減るのは困るけど。

虎田さんその通り。だから、必要なだけやるんだ。

ひなた必要なだけ、ですか？

小さな 1 週間の案件に、分厚い管理資料はいりません。やることを書き出して、担当と期限を決めて、毎日ちらっと見る。それだけでも十分です。案件が大きくなるほど、少しずつ道具を足していきます。

まず今日からできること

「決まったことを残す場所」の例が、課題のコメント欄です。やりとりが、その仕事のそばに時系列で残ります。

• 上に、種別・今のステータス・担当・期限と進み具合の線があります。
• 下の「会話」に、やりとりが残ります。

管理の効果は、小さな安心から

管理が整うと、特別なことをしなくても、朝に「今日はこれをやればいい」とすぐわかります。電話で「あの件どうなってる？」と聞かれても、画面を見て答えられます。休む人がいても、ほかの人が引き継げます。こうした小さな安心が積み重なると、チーム全体の気持ちにも余裕が生まれます。

まとめ

• 管理がないと、見えないことが原因でトラブルが起きる。
• 管理の目的は、見張ることではなく「みんなが同じ状況を見る」こと。
• やること・担当と期限・進み具合の三つを見える形にする。
• 案件の大きさに合わせて、必要なだけやればいい。

とらまる見えないものは、直せないよ。

akamine でやるなら

akamine では、やることを「課題」として登録し、担当と期限を決め、ステータスで進み具合を表します。プロジェクトの概要画面では、完了した件数や期限切れが一目でわかります。

まずははじめての課題を作るから試してみてください。

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