役割と権限の決め方

新人が、うっかり大事なデータを消してしまった。人を責める前に、仕組みを見直しましょう。

ある日、ひなたが青い顔で虎田さんのところへ来ました。

役割と権限は、何のためにあるのか

役割と権限は、人を疑うための仕組みではありません。うっかりを防ぎ、見せたくないものを守るための仕組みです。

• 間違えて消す、変える、を防ぐ
• お客様や外部のパートナーに、見せなくていいものを見せない
• 責任のある人だけが、設定や削除をできるようにする

決め方の基本は「必要な分だけ」

広げすぎず、絞りすぎない。この加減がむずかしいところです。

やりすぎ	起きること
全員が全部できる	うっかり削除、設定の勝手な変更が起きる
全員が見るだけ	結局、誰かに頼む手間が増えて、使われなくなる

目安は、仕事に必要な操作は、頼まなくてもできる状態にすることです。反対に、取り返しがつきにくい操作（削除、設定の変更、メンバーの管理）は、責任者だけにします。

操作を、2 つの軸で分けて考えると決めやすくなります。この図では、右にある「取り返しにくい操作」ほど、絞ります。

日々の仕事で使う頻度 →

誰でもできる

課題の更新、コメント

責任者に絞る

よく使うが、取り返しにくい操作

できるようにしておく

たまに使い、戻せる操作

責任者だけ

削除、設定の変更、メンバーの管理

取り返しにくさ →

役割を考える手順

1. 1
   登場する人を書き出す

   社内のメンバー、お客様、外部のデザイナーなど

2. 2
   それぞれが「やりたいこと」を書く

   課題を作る、コメントする、見るだけ、設定を直す

3. 3
   似た人をまとめて、役割にする

   4〜5 種類に収まるのが理想

4. 4
   名前をつける

   名前で、何ができるかが想像できるようにする

Web 制作チームでの例

ぽんぽこ制作所のプロジェクトの例です。

人	役割のイメージ	できること
虎田さん（PM）	管理者に近い	設定、メンバー、ステータスを管理する
ケンジ、みさき	メンバー	課題・ドキュメント・ファイルを作って更新する
ひなた	メンバー	同上。設定の変更は、まだしない
桜井さん（お客様）	報告者	依頼の課題を作る、コメントする
外部の撮影担当	閲覧者	見るだけ。コメントはできる

akamine のプロジェクトでは、メンバーごとに、役割を選んで割り当てます。この画面で、役割の割り当てを確かめられます。

• 人の名前の右の欄で、役割（オーナー、メンバー、報告者など）を選ぶ
• 「デザインチーム」のように、グループにまとめて役割を割り当てられる

決めたあとに気をつけること

• 最小から始めて、必要に応じて広げる: 最初から広いと、狭めるのが大変です
• 役割は人ではなく、仕事で決める: 人が変わっても、役割は残ります
• 定期的に見直す: 案件が終わった人、辞めた人の参加を整理します

見直しのときは、全体のユーザー一覧が役に立ちます。状態（有効・招待中・停止）で絞り込めます。

• 「全体の役割」の列で、システム管理者かメンバーかがわかる
• 上のタブで、有効・招待中・停止を切り替えられる
• お客様には、最小限を: 見るだけ、依頼するだけ、を基本にします

• 仕事に必要な操作は、頼まなくてもできる
• 削除・設定・メンバー管理は、責任者だけ
• 役割は 4〜5 種類に収まっている
• お客様は、見る・依頼するから始めた
• 見直しの日を決めた

まとめ

• 役割と権限は、うっかりを防ぎ、見せたくないものを守る仕組み
• 仕事に必要な操作はできるように、取り返しにくい操作は責任者だけに
• 登場人物を書き出し、似た人をまとめて 4〜5 種類の役割にする
• 最小から始めて、必要に応じて広げ、定期的に見直す

akamine でやるなら

akamine のプロジェクトには、オーナー、管理者、メンバー、報告者、閲覧者の役割が用意されています。メンバーを追加するときに、人またはグループへ役割を割り当てます。ステータスの移動先を役割ごとに分けることもできます。詳しくは、役割と権限のマニュアルをご覧ください。

• 役割と権限
• メンバーを招く・役割を決める

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