どこに書く？（チャット・メール・課題）

「あの話、チャットだったっけ、メールだったっけ」。探すだけで 15 分たってしまう。情報が散らばるのは、書き場所のルールがないからです。

道具が増えると、情報が散らばる

連絡手段が増えるほど、「どこに書いたか」が曖昧になります。情報が散らばると、探すだけで時間がかかり、見落としも起きます。

そこで、チームで書き場所の使い分けを決めます。基準は、「いつまで残したいか」と「どのくらい急ぐか」です。

残したい期間 →

課題・ドキュメント

長く残したい。急がない

課題に書いて、チャットで呼ぶ

長く残したい。急ぎ

チャットの雑談

流れてよい。急がない

チャット・電話

急ぎ。あとで書き戻す

急ぎ度 →

この図は、二つの軸で書き場所を決める目安です。右上の「長く残したくて急ぎ」のものだけ、二か所を使います。

道具ごとの得意・不得意

道具	得意なこと	不得意なこと
チャット	速い雑談、軽い質問、急ぎの呼びかけ	流れて消える、あとで探しにくい
メール	社外との正式なやりとり、記録	社内の細かい相談には重い
課題（チケット）	作業ごとの依頼・進捗・相談の記録	雑談には向かない
ドキュメント	仕様・決定事項・手順など、長く残す情報	急ぎの呼びかけには向かない
会議・電話	込み入った相談、認識合わせ	記録が残らない

使い分けのルール例

ひとつの案として、次のようなルールにできます。

1. 作業に関する依頼・質問・進捗は、その作業の課題に書く（課題のコメント）
2. 決定したことや仕様は、ドキュメントに残す
3. 急ぎの呼びかけと雑談は、チャット。ただし、そこで決まったことは課題かドキュメントに書き戻す
4. お客様との正式なやりとりは、メール。必要な内容は、課題に要約して貼る
5. 会議で決まったことは、議事録として当日中にドキュメントに残す

たとえば、akamine の課題の詳細では、作業ごとのやりとりが、課題の中に並びます。

• 「会話」に、コメントと返信が、時系列で残る
• 下のほうに、ステータスの帯とコメント欄がある

決めたことや仕様は、ドキュメントに残します。

• 左のツリーに、「議事録 キックオフ」「コーディングの決まり」などのページがある
• 本文は、見出しで区切られ、右に目次が出る

ルールを守りやすくするコツ

• ルールを紙 1 枚にして、見える場所に置く
• 最初の 1 か月は、お互いに声をかけあう（「それ、課題に書いてもらえますか？」）
• 例外は許すが、あとで書き戻す: 急ぎでチャットを使うのはよい。でも、決まったことは書き戻す

書き戻しの一言

チャットや口頭で決まったことは、課題のコメントに 1 行書き戻します。

チャットで決まる急ぎで、その場で→課題に1行書き戻す日付と相手も→探す場所は1か所

この図は、チャットで決まったことが、課題に戻って記録になる流れです。

チャットで確認しました。ヘッダーのロゴは、新しいデータに差し替えます。（10/12 ケンジさんと確認）

この 1 行が、あとで探す人を救います。

まとめ

• 連絡手段が増えるほど、情報は散らばる
• 道具の得意・不得意で、書き場所を決める
• 作業のことは、その作業の課題に書く
• 決まったことは、ドキュメントに残す
• チャットや口頭で決めたことは、課題に書き戻す

akamine でやるなら

akamine では、課題のコメントに作業の会話が残り、ドキュメントに仕様や議事録を置けます。通知は受信箱に集まるので、チャットを見なくても、自分あての連絡を漏らしません。Slack などのチャットに通知を流すこともできます。詳しくは コメントを書く と Slack と連携する を見てください。

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