やりがちな課題管理の失敗10選

ここまで読んで、「うちのチーム、半分くらい当てはまる」と思ったかもしれません。大丈夫です。みんな通る道です。

「課題」の章の締めくくりです。ひなたが、チェックリストを持ってきました。

責めるための一覧ではありません。チームの現在地を確かめるための一覧です。当てはまる数を数えて、1 つずつ直していきましょう。

失敗 1〜5

#	失敗	起きること	直し方
1	件名が「対応」「修正」	一覧で意味がわからない	「何を」「どうする」を入れる（良い件名の書き方）
2	本文が空	質問から始まり、時間がかかる	背景・やること・完了条件を書く（本文の書き方）
3	完了の条件がない	「終わった」「まだ」のズレが生まれる	確かめられる形で書く（完了の定義）
4	担当が複数・または空	責任が分散して、止まる	担当は 1 人（担当者は1人にする理由）
5	期限がない	後回しになり、溜まる	日付で期限を入れる（期限の決め方）

失敗 6〜10

#	失敗	起きること	直し方
6	全部が「高」の優先度	順番がつけられない	高は 3 件まで。緊急と重要で考える（優先度のつけ方）
7	巨大な課題を放置	ずっと「処理中」で、進みが見えない	1 人で数日の大きさに割る（課題の粒度）
8	ステータスを動かさない	一覧が実態とずれる	数を絞り、動かすルールを決める（ステータスの設計）
9	全員にメンション	通知が雑音になる	呼ぶ人は 1〜2 人、用件つき（メンションの使い方）
10	棚卸しをしない	古い課題に、大事なものが埋もれる	週 15 分の小掃除（課題の棚卸し）

チームの現在地は、プロジェクトの概要でも確かめられます。たとえば、こんな画面です。

• 「期限の状況」の棒グラフに、期限切れの件数が出る
• 「担当者別」に、「担当なし」の課題が出る
• 「ステータス別」で、特定のステータスに課題が偏っていないかを見る

番外：やりがちな「その場しのぎ」

10 個のほかにも、現場でよく見かけるものがあります。

• 課題を作らず、チャットや口頭で済ませる
• 課題とは別に、自分専用の管理表を持つ（二重管理）
• 「あとで更新する」と言って、更新が追いつかない

特に、二重管理は、情報が食い違う原因になります。どちらが正しいのかわからなくなり、結局どちらも信用されなくなります。「正しい情報は、課題の中にある」と決めましょう。

直すときのコツ

10 個を、一度に直そうとしないでください。

1. 1選ぶ
2. 2決める
3. 3続ける
4. 4次へ

この図は、1 つの失敗を直す 1 周ぶんの流れです。「選ぶ」はいちばん痛い失敗を 1 つ、「決める」は「これだけは守る」と決めること、「続ける」は 2 週間続けることです。1 周したら、次の失敗でもう一周します。

ルール作りは、「少なく、守れるもの」から始めます。決め方は「チームのルールを決める」でも説明します。

チームの現在地を確かめる 8 つの項目です。

• 件名が「対応」「修正」になっていない
• 本文と完了条件が書いてある
• 担当が 1 人で、期限が日付で入っている
• 優先度が「全部高」になっていない
• 課題が大きすぎず、小さすぎない
• ステータスを動かしている
• 全員にメンションしていない
• 週に 15 分、棚卸しをしている

チェックのつかないところが、次に直すところです。

まとめ

• 課題管理の失敗は、だれでもやりがち。責めずに直す
• 件名・本文・完了条件・担当・期限・優先度が、基本の 6 点
• 粒度・ステータス・メンション・棚卸しは、運用の 4 点
• 二重管理をやめ、「正しい情報は課題にある」と決める
• 一度に直さず、1 つずつ、2 週間ずつ

akamine でやるなら

akamine では、種別ごとの必須項目、課題テンプレート、ステータスの設定などで、「書き忘れ」や「ばらつき」を仕組みで減らせます。チームで決めたルールは、テンプレートや設定に入れておくと、守りやすくなります。「課題テンプレート」と「ステータスの設定」を見てください。

• 件名が具体的で、期限と担当者がそろった一覧は、読んですぐ状況がわかる
• 一覧の担当者の欄が点線の丸のところは、担当がいない課題

関連する記事

• 課題管理とは？
• チームのルールを決める
• 件名・ラベルの命名ルール