定着させるコツ

入れた直後はみんな使っていたのに、気づくと更新が止まっている。ツール導入では、よくある話です。

導入から 1 か月。ぽんぽこ制作所の朝会で、ひなたが課題の一覧を開きました。

なぜ、使われなくなるのか

ツールが使われなくなる理由は、たいてい次のどれかです。

理由	起きること
手間が大きい	入力が面倒で、後回しになる
得がない	「書いても自分は楽にならない」と感じる
見る人がいない	誰も見ないので、更新する意味がなくなる
使い方がまちまち	人によって違い、探しにくくなる
責任者がいない	誰も旗を振らず、自然消滅する

つまり、定着の鍵は、手間を減らすこと、得を感じてもらうこと、見る習慣をつくることです。

1手間を減らす

入力する項目を絞る

2得を感じる

探せた、助かったを増やす

3見る場がある

朝会で画面を見る

コツ 1: 最初は小さく始める

最初から、全員が全部の機能を使うのは無理です。まず、次の 3 つだけにします。

1. 課題を作る
2. 担当者と期限を入れる
3. 着手したら「進行中」、終わったら「完了」にする

慣れてきたら、コメント、ガント、レポートと広げていきます。

コツ 2: 朝会でツールの画面を見る

いちばん効くのは、毎朝（または毎週）の会議で、ツールの画面を見ながら話すことです。

• 「ほかの資料を見る」のをやめる
• 画面を共有して、一覧やカンバンを上から順に見る
• 更新されていないものは、その場で更新する

たとえば、朝会でカンバンを開くと、こんな画面になります。

• 左の列から、未対応・処理中・確認待ち・完了の順に並ぶ
• 課題の数が列ごとに出るので、どこに仕事がたまっているかがひと目でわかる

「見る場がある」ことで、「更新しておこう」という動機が生まれます。更新しなくても誰も見ない状態が、いちばんまずいのです。

コツ 3: 先に使うのは、リーダー

メンバーに「使って」と言う前に、リーダー自身が使うことが何より大切です。

• 質問や依頼は、チャットではなく課題に書く
• 「課題に書いておいて」と、ひとこと添える
• 進捗の確認は、画面を見て行い、本人に聞かない

進み具合は、概要の画面で、本人に聞かなくても見えます。

• 左上の「進捗」と、中央の「ステータス別」で、全体の様子をつかむ
• 「期限の状況」で、期限切れの課題の数を確かめる

リーダーが使っていないツールを、メンバーが使うことはありません。

コツ 4: 得を感じる場面を作る

「書いてよかった」と思う経験を、意図して増やします。

• 過去のやりとりを、検索で見つけられた
• 引き継ぎで、状況の説明をしなくて済んだ
• 報告書を作る時間が減った

誰かが助かった場面があれば、「この前の件、課題に書いてあったから助かったよ」と、ことばにして伝えます。

ホームの「お知らせ」には、メンションやコメントが並びます。自分宛ての返事を見落としにくい場所です。

• 左の「今日やること」は、期限切れ、今日、今週の順に課題が出る
• 右の「お知らせ」に、あなたへのメンションが先頭に出る

コツ 5: 振り返って、ルールを直す

使いにくい点を、月に 1 回くらい出し合います。

• 入力が面倒なところは、項目を減らす
• 使われない機能は、ひとまず置いておく
• 困りごとは、ルールにして書く

直す姿勢を見せると、「意見が通る」と感じてもらえ、使う気持ちも続きます。

5 つのコツは、次のようにつながって、くり返されます。

1. 1小さく使う
2. 2朝会で見る
3. 3助かる
4. 4直す

• 最初に使う操作を 3 つに絞った
• 朝会で、ツールの画面を見ている
• リーダーが先に使っている
• 助かった経験を、ことばにして伝えた
• 月に 1 回、使いにくさを出し合う日がある

まとめ

• 使われなくなるのは、手間が大きい・得がない・見る人がいないとき
• 最初は 3 つの操作だけに絞る
• 朝会で、ツールの画面を見ながら話す
• リーダーが先に使う
• 助かった経験を伝え、月に 1 回は使いにくさを直す

akamine でやるなら

akamine のホームには、「今日やること」が出るので、朝イチにそこから始められます。毎朝のカンバンやダッシュボードを朝会で見る使い方もおすすめです。使う機能は、プロジェクトの設定の「機能」で絞れるので、最初は少なく始めて、慣れたら増やせます。

• 機能ごとにスイッチがある。無効にしても、データは消えない

• ホームの使い方

• 使う機能を選ぶ（プロジェクト）

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