週次報告をラクにする

金曜の夕方、報告のために全員に聞いて回って、気づけば 3 時間。そんな週次報告を、「写すだけ」に変えましょう。

時間がかかる原因は「集める」こと

週次報告に時間がかかる理由は、ほとんどが次のどれかです。

• 進み具合が人の頭の中やチャットに散らばっている
• 毎週、書き方がばらばら
• 数字を手で数え直している

逆に言えば、日々の記録がその場所に残っていれば、報告は「写す」だけで済みます。

毎週こうなりがち

こうしたい

みんなに聞いて回る

日々の記録を見る

書き方が毎週ばらばら

型を決めて写す

数字を手で数え直す

道具に集計させる

この図は、「集める」作業を減らすための 3 つの変え方です。以降の手順は、この右側に近づける順番になっています。

手順 1: 材料を一か所に集める

報告の材料は、日々の作業の中で自然にたまる状態にします。

• 作業が終わったら、その場で完了にする
• 進捗の変更やひとことは、課題のコメントに書く
• かかった時間は、その日のうちに記録する

「報告のために集める」のではなく、「いつもの作業で記録が残る」状態が理想です。

手順 2: 報告の型を決める

型が決まっていれば、毎週の悩みが減ります。たとえば次の 5 項目です。

項目	中身
全体の状態	順調／注意／遅れ、の一言
今週できたこと	完了した課題の一覧
来週やること	期限が来週の課題
困りごと・お願い	待ち、詰まり、お客様へのお願い
数字	完了数、残り、工数（予定と実績）

型は、前回の報告をコピーして書き換える形にすると、さらにラクになります。

手順 3: 数字は自動で集める

完了数や期限切れの数は、数え直すと間違えます。道具に集計させましょう。

1. 完了した課題を、期間（今週）で絞り込む
2. 期限が来週の課題を、期間で絞り込む
3. 工数の合計を、期間（今週）で見る

この 3 つが画面で見られれば、数字の部分は 5 分で終わります。

たとえば、akamine の課題の一覧には、絞り込みのボタンが並びます。

• 「今週が期限」「未完了」のように、ボタンひとつで絞り込める
• 右上に、いま表示している件数が出る

工数の合計は、レポートの画面で見られます。

• 上に、合計時間、記録した人、記録のある課題の数が並ぶ
• 右の「内訳」で、課題ごとの時間と割合が見える

手順 4: 人に聞くのは「困りごと」だけ

「何か止まっていませんか？」「お客様にお願いしたいことは？」の二つを、朝会などの短い時間で聞いておけば十分です。

日々の作業完了・コメント・工数→記録が残る→金曜型に写す→困りごとだけ聞く

この図は、週次報告までの流れです。報告の日に集めるのではなく、日々の作業が、そのまま材料になります。

まとめ

• 週次報告の時間の大半は、集める作業
• 日々の作業で、完了・コメント・工数が残る状態にする
• 型を決めて、毎回同じ形で書く
• 数字は道具に集計させる
• 人に聞くのは、困りごとと不安だけにする

akamine でやるなら

akamine では、完了した課題や期限の近い課題を絞り込みで出せます。工数は「レポート」の「工数」で、期間を選んで合計、人ごと、課題ごとの内訳を見られ、CSV にも書き出せます。誰がいつ動いたかは「アクティビティ」で確認できます。詳しくは 工数レポート と アクティビティレポート を見てください。

アクティビティのレポートでは、誰がいつ動いたかも見られます。

• 上に、動き・作成・完了・コメント・変更の件数が並ぶ
• 右下の「人ごとの動き」で、誰がどのくらい動いたかが見える

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