案件がいくつも重なったとき

来週は、2 つの案件が重なる。ひとりに作業が集まって、誰も悪くないのに、現場がぴりぴりしてくる。そんなときの考え方です。

ひなた虎田さん、来週は、パン屋さんのサイトの公開と、別のお客さんのランディングページの校了が重なっていて……。ケンジさんが 2 つに引っ張られています。

虎田さん見える化しよう。まず、誰が、どの案件に、いつ、どれだけ関わるか、1 枚の図にしてみて。

ひなた図にすると、どうなるんでしょう？

虎田さん「困っている」が「この日に、この人が足りない」に変わるんだ。

案件が重なると、何が起こるか

• 同じ人に、作業が集中する
• どの案件を先にするか、誰も決めない
• 切り替えのたびに、頭の中が散らかり、効率が落ちる
• 小さな案件が、後回しになる

これらは、人の頑張りだけでは解決しません。仕組みで見える化し、調整が必要です。

手順 1: 全案件を 1 枚に並べる

案件ごとの、開始と終わりの日程を、横に並べます。山のように重なっている週が、危険な週です。

この図は、2 つの案件を同じ時間軸に並べたものです。2 つの山場（公開と校了）が近い週が、危険な週です。

たとえば、こんな画面です。マイルストーンや子プロジェクトを、1 つの日程の上に並べられます。

• 上に、マイルストーンの菱形が置かれています。
• 「子プロジェクト」の見出しの下に、「管理画面」と「LP」の 2 つが並び、課題の件数が出ています。

手順 2: 人ごとの作業量を見る

1 人が、1 日に使えるのは 1 日分です。複数案件の作業を足して、1 日に収まっているかを確認します。収まっていなければ、どこかが無理をしています。

たとえば、こんな画面です。工数のレポートで、人ごとの記録を見られます。

• 上の枠に、合計時間と、記録した人の数が並んでいます。
• 下の「人ごとの実績」で、人ごとの実績の時間と、稼働に対する割合を比べられます。

手順 3: 優先順位を決める

順番は、次の観点で決めます。

1. 動かせない締切があるか（フェア、キャンペーン）
2. 遅れた場合の影響の大きさ（お客さんの売り上げ、信頼）
3. ほかの人が、待っているか

誰かが決めないと、「声の大きい案件」が先になります。決めるのは、プロジェクトの責任者や、上司です。

この図は、締切の固さと、遅れた場合の影響で、案件を 4 つに分けたものです。右上の案件から先に手をつけます。

手順 4: 調整する

• 山を、前後にずらせないか
• 手伝える人はいないか
• 締切を動かせる案件はないか（お客さんに相談）
• 小さな作業を、他の人に渡せないか

調整の結果は、関係者全員に伝えます。

切り替えのコスト

人が、案件を切り替えるたびに、頭を切り替える時間がかかります。1 日に 3 つの案件を行き来するより、午前は A、午後は B のように、まとまった時間で分けるほうが、効率が上がります。調整のときは、この点も考えます。

まとめ

• 案件が重なると、人に作業が集中する。
• 全案件を 1 枚に並べると、危険な週が見える。
• 人ごとの作業量を、余裕をもって確認する。
• 優先順位は、誰かが決める。結果は共有する。

とらまる重なりは、見えれば直せるよ！

akamine でやるなら

ガントチャートで、担当者ごとの課題を並べると、重なる週が見えます。担当者ごとのレーンに分けたカンバンも、偏りを見つけるのに便利です。ガントチャート と カンバンのレーン の記事を見てください。

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