進捗報告の書き方

一生懸命書いた報告なのに、「結局どうなの？」と返されたことはありませんか。読む人が知りたい順に並べ替えるだけで、報告は伝わります。

報告は、読む人のためのもの

進捗報告を読む人は、たいてい忙しい人です。知りたいのは、次の三つです。

1. 結局、大丈夫なのか
2. 自分が何かしなければいけないのか
3. 次はいつ何が起きるのか

これに最初の数行で答えられれば、報告は成功です。

「結論→状況→課題→次」の型

報告は、次の 4 つの順に書きます。

順番	書くこと	例
結論	全体の状態を一言で	「予定どおり進んでいます」「3 日の遅れがあります」
状況	終わったことと、今やっていること	「トップページのデザインが完成。下層ページに着手」
課題	困っていること、お願いしたいこと	「会社概要の原稿が未着で、10/20 までにいただきたい」
次	来週やること、次の節目	「来週中にデザイン案を共有。10/25 に確認をお願いします」

とくに結論を最初に書くのがコツです。経緯を順に話すと、読む人は「で、どうなの？」とやきもきします。

結論全体の状態を一言で→状況終わったこと・今やっていること→課題困りごと・お願い→次来週やること

この図は、報告の 4 つの順番です。色の付いた「結論」を先頭に置くと、読む人は最初の 1 行で全体がつかめます。

悪い例と良い例

悪い例

先週はお打ち合わせのあと、デザインの方向性を検討しまして、いくつかの案を作成しておりましたが、一部、写真の差し替えが必要となり……

良い例

結論: 予定どおり進んでいます。 状況: トップページのデザイン案が 2 点そろいました。 課題: 事業内容ページの写真が 3 点未着です。10/18 までにお願いします。 次: 10/21 に 2 案を共有し、ご確認いただきます。

良い例は短く、お客様がやることが一目でわかります。

数字と事実で書く

「だいたい順調」「もうすぐ終わります」は、人によって意味が違います。次のように書き換えましょう。

こう書きがち

こう書きたい

「だいたい順調」

予定 12 件のうち 10 件が完了。残り 2 件は明後日完了予定

「もうすぐ」

10/17 の午前までに

「遅れ気味」

原稿待ちで 3 日の遅れ。10/20 までにいただければ、公開日は変わりません

この図は、あいまいな言い方と、数字と日付で書いた言い方を並べたものです。右の書き方なら、読む人が何をすればよいかまで伝わります。

たとえば、akamine のプロジェクトの概要には、報告に使える数字が並びます。

• 上の帯に、「完了 3 / 19 件」と「期限切れ 1 件」、マイルストーンまでの残り日数が出る
• 下に、ステータス別と期限の状況のグラフがある

遅れを書くときは、影響（公開日は動くか）と対策を添えます。悪い知らせの伝え方は、「悪い報告ほど早く」で詳しく扱います。

頻度を決めておく

報告は、「週に一度、金曜の夕方」のように、リズムを決めます。決まった日に決まった形式で届くと、読む側も安心し、何も書かれていない週は「問題なし」と受け取れます。

送る前に、次の点を見直します。

• 最初の1行で、結論（順調か、遅れか）が言える
• お願いごとに、期限が付いている
• 「だいたい」「もうすぐ」が残っていない
• 遅れには、影響と対策が書いてある

まとめ

• 報告は、読む人の疑問（大丈夫？ 何をする？ 次は？）に答える
• 「結論→状況→課題→次」の順で書く
• 「だいたい」「もうすぐ」は、数字と日付に直す
• 遅れは、影響と対策を添える
• 週に一度など、決まったリズムで出す

akamine でやるなら

報告のたびに数字を集めるのは大変です。akamine なら、プロジェクトの「概要」で進捗、期限の状況、マイルストーンまでの残り日数を確認でき、報告の「状況」の下書きにそのまま使えます。報告を書く前に、まず プロジェクトの概要を読む で画面を確認しておくと、数字集めがぐっとラクになります。

マイルストーンの画面では、節目ごとの進み具合も見られます。

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