属人化を防ぐ

担当の人が休んだ途端、誰も手が出せなくなった。そんな「あの人しか知らない」状態は、どのチームにも起きています。

ひなたケンジさんが、インフルエンザでお休みで……。公開用サーバーの設定が、誰にもわからなくて、今日の作業が止まっています。

虎田さん「ケンジさんしか知らない」状態だったんだね。

ケンジすまん、ぜんぶ頭の中だった。

属人化とは

仕事のやり方や情報が、特定の人だけのものになっていることです。その人が休んだり、辞めたりすると、仕事が止まります。

属人化は、悪い人がいるから起きるのではありません。忙しい人ほど、説明を書く時間がなく、自分でやったほうが早いからです。

属人化のサイン

• 「◯◯さんに聞かないとわからない」が、よく出る
• 設定やパスワードが、個人の手元にだけある
• 引き継ぎの資料がない
• 特定の人の休みで、作業が止まる
• 「あの人に任せておけば安心」と思っている

防ぐための 4 つの工夫

1. 書いておく（共有の置き場を決める）

完璧な資料は、不要です。まずは、手順をメモにして、みんなが見られる 1 か所に置きます。置き場所が散らばると、見つかりません。

2. 2 人で持つ

大切な作業は、「主担当」と「副担当」の 2 人体制にします。副担当は、いざというとき、代わりに動ける人です。

3. 作業中の情報を、見える場所に出す

進み具合や、判断の理由を、個人のメモではなく、案件の記録に残します。あとから来た人が、経緯を追えます。

4. 定期的に、役割を交代する

月に 1 回など、担当を入れ替えると、自然に共有が進みます。最初は遅くなっても、チーム全体の力が上がります。

この図は、4 つの工夫を並べたものです。どれも、大きな準備はいりません。

ケンジ毎回やることを、自分でやったほうが早いって思ってたけど、これからは、メモを残すようにするよ。

虎田さん「書く」ことも、仕事のうちだよ。

「ふだんの書き方」を変える

引き継ぎ用の特別な資料を作るのは、大変です。そこで、ふだんの仕事を、そのまま見える形で残すことを心がけます。

• 打ち合わせの結論は、議事録に残す
• 判断の理由は、課題のコメントに書く
• 手順は、作業のついでにメモする

たとえば、こんな画面です。手順や決まりを、ページにして 1 か所に置けます。

• 左のツリーに、「議事録」や「コーディングの決まり」のページが並んでいます。
• 右の目次で、長いページも見出しから探せます。

共有する情報の優先順位

全部を共有するのは大変です。まずは、「その人がいないと、今日、仕事が止まるもの」から共有します。たとえば、サーバーへの入り方、公開の手順、お客さんの窓口の連絡先などです。その後、少しずつ範囲を広げます。

まずは、「その人がいないと、今日、止まるもの」から共有しましょう。

まとめ

• 属人化は、忙しい人ほど起きやすい。誰かの落ち度ではない。
• 手順と情報は、みんなが見られる 1 か所に置く。
• 主担当と副担当の 2 人体制にする。
• ふだんの仕事を、見える形で残す。

とらまる「書く」は、未来の自分への手紙だよ。

akamine でやるなら

判断の理由や手順は、課題のコメントやドキュメントに書けば、あとから検索できます。課題にウォッチ（見守り）をつけると、担当以外の人も、経過を追えます。ドキュメント と ウォッチ の記事を見てください。

• 右上に「ウォッチ中 3」と、見守っている人の数が出ています。
• 下の会話の欄に、判断や経緯がコメントとして残ります。

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