議事録のコツ

会議のあと、「で、結局なにをやるんだっけ？」となったことはありませんか。議事録は、その問いに 1 分で答えられるように書きます。

議事録の目的は二つ

議事録の役目は、次の二つです。

1. 決まったことを、忘れない・もめないために残す
2. 次にやることを、全員がわかるようにする

発言を一言一句残すことは、目的ではありません。あとで読む人が知りたいのは、「結論」と「宿題」です。

議事録の型

次の項目があれば、たいていの会議は書けます。

項目	書くこと
日時・参加者	いつ、誰が出たか
目的	この会議で決めたかったこと
決定事項	決まったこと（できるだけ短く）
TODO	誰が・何を・いつまでに
保留・次回に回すこと	決まらなかったこと
次回	次の日時

とくに決定事項と TODOを、上のほうに書きます。読む人は、忙しいからです。

読まれない議事録

使える議事録

発言を全部書いた 5 ページ

決定事項と TODO が上にある 1 ページ

「ヘッダーについて話した」

「ヘッダーのロゴは、新しいデータに差し替える」

担当と期限が空欄の TODO

誰が・何を・いつまで、がそろった TODO

翌々日に共有

当日の夜までに共有

この図は、読まれない議事録と、使える議事録の違いです。右の 4 つのうち、決定事項と TODO を上に置くのが、いちばん効きます。

たとえば、akamine のドキュメントでは、「/」を打つと、見出しやチェックリストなどのブロックを選べます。

• メニューに、見出し 1〜3、箇条書き、番号付き、チェックリストなどが並ぶ
• 本文の右に、見出しの目次が出る

書き方のコツ

会議中は、メモに徹する

会議中は、キーワードと決定を書き留めるだけにします。清書は、終わってすぐ。記憶が新しいうちに、5〜10 分で整えます。

決定事項は、主語と結論をはっきり

悪い例: 「ヘッダーについて話した」 良い例: 「ヘッダーのロゴは、新しいデータに差し替える（デザイン側で 10/15 までに用意）」

TODO は「誰が・何を・いつまで」

担当者が空欄、期限が空欄のTODO は、誰もやりません。必ず三点をそろえます。

当日中に共有する

議事録は、早いほど価値があります。翌日以降だと、認識のずれが固まってしまいます。お客様との打ち合わせは、当日の夜までに送ります。「認識が違っていたらお知らせください」の一言も添えます。

会議メモに徹する→清書5〜10分→当日中に共有参加者・お客様へ→TODOを課題に担当と期限

この図は、会議が終わってから、議事録が全員に届くまでの流れです。「清書」を後回しにしないのがコツです。

議事録を残す場所

議事録は、探しやすい場所に置きます。チャットに流して終わりにせず、プロジェクトの資料と同じ場所にまとめます。そして、TODO は、作業の課題にして担当と期限をつけると、漏れません。

たとえば、akamine の課題の一覧では、件名のあとに担当者やラベルを打って、課題を作れます。

• 入力欄に、件名と、「@鈴木」「#デザイン」「!高」のような指定を続けて打つ
• 優先度などの候補が、入力欄の下に出る

• 決定事項が、上のほうに書いてある
• TODO に、誰が・何を・いつまでが入っている
• 決まらなかったことを書いてある
• 当日中に共有した

まとめ

• 議事録は、決定事項と次の行動を残すためのもの
• 発言の全文ではなく、結論と宿題を書く
• TODO は「誰が・何を・いつまで」の三点セット
• 会議が終わったら、すぐ清書して当日中に共有する
• 決定事項や TODO は、探しやすい場所に残し、作業は課題にする

akamine でやるなら

akamine のプロジェクトの「ドキュメント」には、ページのツリーで議事録を残せます。見出しやチェックリストなど、ブロックを組み合わせて型どおりに書けます。TODO は課題にしておくと、担当と期限で追いかけられます。書き方は ドキュメントを書く と 課題テンプレート を見てください。

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