CHAPTER 06 3 / 9
見積書をPDFで出す
見積書をExcelのコピーで作る手間とミスを減らし、入力した内容からPDFを出す考えかたを解説。番号・計算・控えの管理まで、営業と事務の負担を軽くします。
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ナナ
玲子さん
サトルさん ★★ ふつう 
現場改善ノートの目次（章と記事の一覧）
1. 現場改善とノーコードの基本
2. 紙・Excel からの卒業
3. 日報・報告を変える
4. 点検・保守・品質を変える
5. 申請・承認・稟議を変える
6. 営業・顧客・案件を変える
8. アプリづくりの考えかた
9. 現場を巻き込む・定着させる
10. データ活用と帳票
この記事でわかること
- 見積書の事故が起きる理由がわかる
- 入力と出力を分ける考えかたがわかる
- 様式で気をつけることがわかる
「見積_最終_ほんとの最終.xlsx」が何個もある。見積書のExcelは便利な反面、事故も起きやすいファイルです。
見積書のよくある困りごと
見積書のExcelは、便利ですが、事故も起きやすいファイルです。
- 式が消える、範囲がずれる。合計が合わない
- 番号を手で振るので、重複や欠番が出る
- 送ったあとに直して、控えと送付した内容が食い違う
- 誰がいつ作ったかわからない
原因は、「入力する場所」と「見せる紙」が同じファイルにあることです。
入力と出力を分ける
見積書の仕組みは、二つに分けて考えます。
- 入力: 顧客・件名・品目・数量・単価を、フォームに入れる
- 出力: 入れた内容を、見積書の様式に流し込んでPDFにする
こうすると、金額の計算は入力側で一度だけ行われ、様式は一つに固定されます。様式を直したいときも、一か所を直せば、全員の見積書に反映されます。
計算は機械に任せる
明細の金額は「数量 × 単価」、小計は合計、消費税は小計から。人が計算する場所を無くします。税率や端数処理のルールも、ここで決めておきます。
たとえば、見積のアプリの設計画面の「ロジック」タブです。計算式がまとめて並びます。
- 「数量・単価 → 金額」「明細 → 小計」「明細 → 消費税（10%）」「明細 → 合計金額」の4つの計算式がある
- 「自動入力」に、入力日（端末の日付）を見積日に入れる設定がある
番号は自動で振る
EST-0001、EST-0002のように、保存したときに自動で付く番号にすれば、重複も欠番も避けられます。
送った内容を残す
PDFを出したあとも、元のレコードが残っていれば、同じ内容をいつでも出し直せます。変更したときは、履歴で「何を直したか」がわかります。
1件の画面では、上の帯に見積の進み具合が出て、「帳票」のボタンからPDFを出せます。
- 帯が、作成中 → 上長確認 → 提出済み → 受注 / 失注 と並ぶ
- 「帳票」のボタンが、編集や新規登録のボタンと並んでいる
様式で気をつけること
| 項目 | 気をつけること |
|---|---|
| 宛名 | 「御中」「様」を自動で付ける。付け忘れを防ぐ |
| 有効期限 | 見積日から日数で自動計算する |
| 備考 | 毎回同じ文言は、既定値にしておく |
| 承認欄 | 上長の確認が要るなら、様式に欄を置く |
- 宛名に「御中」「様」が自動で付く
- 有効期限が、見積日から日数で自動計算される
- 毎回同じ備考は、既定値にした
- 上長の確認が要るなら、承認欄を置いた
- 税率や登録番号の表記を、経理担当者に確認した
まとめ
- 見積書の事故は、入力と出力が一つのExcelに混ざっていることが原因
- 入力はフォーム、出力は様式からPDF、と役割を分ける
- 計算と番号は機械に任せ、人の作業を減らす
- 送った内容を後から出し直せると、控えの迷いがなくなる
Formia でやるなら
見積・受注管理のひな形には、明細（品目・数量・単価）を繰り返しで入力し、小計・消費税・合計を計算する項目があります。計算式は 式の基本 と 消費税の計算 を見てください。明細は 繰り返しテーブル で入力します。見積書の様式は、帳票の設計画面で紙の上に部品を置いて作り、レコードの「帳票」からPDFで出せます（帳票の基本、明細の表）。
