CHAPTER 02 10 / 10
メール添付でのやりとりをやめる
Excelをメールに添付して回収・回覧する運用は、版の混乱や集計の手間のもとです。「送って集める」を「入力してもらう」に変える考えかたと、社外からの受け付けかたを紹介します。
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玲子さん
ユウキ
ナナ ★★ ふつう 
現場改善ノートの目次（章と記事の一覧）
1. 現場改善とノーコードの基本
2. 紙・Excel からの卒業
3. 日報・報告を変える
4. 点検・保守・品質を変える
5. 申請・承認・稟議を変える
6. 営業・顧客・案件を変える
8. アプリづくりの考えかた
9. 現場を巻き込む・定着させる
10. データ活用と帳票
この記事でわかること
- 添付運用の三つの面倒がわかる
- 「入力の場所」を用意する考えかたがわかる
- 社内と社外の使い分けがわかる
催促のメール、戻ってきたExcelの貼り合わせ、微妙に違う列。毎月のこの作業を、なくせるとしたらどうでしょう。
添付運用の三つの面倒
「Excelを送って、返信で集める」運用には、構造的な面倒があります。
- 回収が大変: 誰が出して、誰がまだかを、人が数える
- 形がそろわない: 勝手に列が増える、表記が違う
- まとめる手間: 届いたファイルを、一つに貼り合わせる
そのうえ、添付ファイルがメールのあちこちに散らばり、あとで探すのも大変です。
発想を変える: 「送る」から「入力してもらう」へ
この運用を変えるには、ファイルを送るのをやめて、「入力してもらう場所」を用意します。
| いまの運用 | 変えたあと |
|---|---|
| Excelを送る | 入力の画面のリンクを知らせる |
| 返信メールで受け取る | 入力されたら、自動で一覧に溜まる |
| 誰が未提出かを手で数える | 一覧で、提出済みが分かる |
| 貼り合わせる | そもそも、一つの表に集まる |
入力する側にとっても、ファイルを開いて、保存して、添付して、というステップがなくなります。
社内と、社外で分ける
入力してもらう相手によって、使いかたが変わります。
- 社内の人: ログインして入力する。誰が出したかが、自動で記録される
- 社外の人（取引先、お客様）: ログインなしで開ける、公開の入力画面を使う
社内で入力された記録は、たとえば日報では、こんな一覧に並びます。
- 「報告者」の列で、誰が出したかが分かります
- 「状態」の列で、提出済みか確認済みかが分かります
ナナさんのように、お客様から依頼を受ける営業の場合、公開の入力画面で依頼を受け付ければ、依頼内容が項目ごとに整理されて届きます。
添付が必要なときは
どうしてもファイルを添えてほしいときは、入力画面に「ファイル添付」の欄を設けます。メールに添付するのではなく、記録と一緒に、添付ファイルが保管されます。あとで探すときも、記録から、ファイルへたどれます。
切り替えのコツ
いきなり全部を切り替えず、まず一つの定例作業（月次の報告など）だけ、入力画面に移してみましょう。最初の月は、メール添付も並行して受け付けます。慣れてもらってから、添付をやめます。入力のリンクは、定例のメールの文面に、毎回載せておくと、迷いません。
- 1一つの定例作業を選ぶ
月次の報告など
- 2入力画面に移す
メール添付も並行して受け付ける
- 3慣れてもらう
入力のリンクを、毎回メールに載せる
- 4添付をやめる
まとめ
- 添付運用は、回収・形のばらつき・貼り合わせの三つの面倒がある
- 「ファイルを送る」をやめて、「入力の場所」を用意する
- 社内はログインして入力、社外は公開の画面を使い分ける
- 添付が必要な場合も、メールではなく記録に付ける
Formia でやるなら
Formiaのフォームは、社内の認証つき入力画面としても、ログイン不要の公開フォームとしても使えます。公開フォームの安全面の注意点は、マニュアルにまとまっています。くわしくは 公開フォーム を見てください。
社外の人には、ログイン不要の入力画面を用意できます。たとえば、問い合わせのフォームです。
- 会社名・お名前・メールアドレスなどが、項目ごとに分かれています
- 画面の下に「必須はあと 5 項目」と「送信する」ボタンが出ます