押印・署名はどうなる？

アプリにしたいけれど、ハンコはどうなるのか。現場でいちばん多い疑問のひとつです。答えは、場面によって違います。

押印の目的を考える

ハンコには、主に2つの目的があります。

1. 誰が承認したかを示す（社内の承認）
2. 書類が本物であることを示す（社外への提出、契約）

この2つを分けると、必要なものが見えてきます。

示す相手（社内か社外か）と、示したいこと（承認の記録か、書類が本物であることか）で整理すると、次のようになります。

示したいこと →

社内で「本物」を示す

規程で決める

社外へ「本物」を示す

押印・電子契約など。専門家に確認

社内で「承認した」を示す

承認の記録で足りる場面が多い

社外へ「承認した」を示す

取引先との約束で決める

示す相手 →

この表の左下が、社内の稟議や経費精算にあたります。ここから始めると、無理がありません。

社内の承認

社内の稟議や経費精算では、「誰が・いつ・承認したか」の記録があれば、多くの場合は足ります。

紙のとき	アプリのとき
承認印を押す	承認ボタンを押す（押した人と日時が記録される）
差し戻しの付箋	差し戻しのコメントが残る
回覧の順番	状態の移り変わりが記録される

承認の記録は、申請に残り、あとから確認できます。

たとえば、決裁まで終わった稟議の1件の画面です。

• 帯に、承認が済んだ段階が順に並び、いまの状態が濃い色で出ている
• 右側の「変更の履歴」「進み具合」で、あとから経緯を確かめられる

社外に出す書類

見積書・請求書・契約書などの社外向け書類は、事情が変わります。

• 取引先が、押印のある書類を求めることがある
• 書類に、社印や担当者印の印影を入れたPDF を出す、という運用もある
• 契約には、取引先と合意した方法（電子契約など）を使う場合もある

どの方法を使うかは、取引先との約束と、社内の規程で決まります。

押印欄のある書類を出したいときは、帳票の様式に押印欄を置けます。たとえば、こんな帳票です。

• 右上の押印欄に、印を押す位置が確保されている
• 件名や金額などは、入力した内容が自動で入る

署名と手書きの確認

「本人が確認した」ことを、手書きの署名で残したい場面もあります。

• 点検や受け取りの確認で、画面に指やペンで署名する
• 作業完了の確認を、お客様のサインで受ける
• 受け取りの記録を、署名つきで残す

手書きの署名は、画像として記録され、記録と一緒に保存できます。

紙の習慣をいきなり変えない

押印の習慣は、社内に根づいています。

1. 1
   社内承認から移す

   記録で足りる場面で始める

2. 2
   社外向けの書類は段階的に

   取引先とのやりとりを見ながら

3. 3
   押印欄の位置を残して出力

   押印欄が必要な帳票は、位置を残したまま出す

迷ったときの考えかた

迷ったときは、「誰に、何を、証明したいか」を言葉にしてみます。社内の経理や監査に「承認した」と示したいのか、取引先に「本物だ」と示したいのか。示したい相手と内容がはっきりすれば、必要な方法も決まります。それでも決められないときは、現状のやり方を一部残したまま、アプリの記録を併用する形で、様子を見ながら進めます。

アプリに移したあとも、紙の書類を出す場面は残ります。そのときは、アプリの記録から帳票を出力して、必要な押印や署名だけを紙で行う、という併用が現実的です。両方の良さを活かす形から始めましょう。

アプリで承認記録が残る→帳票を出力PDFや印刷→押印・署名だけ紙で→取引先へ

まとめ

• ハンコには「承認の記録」と「書類の真正性」の2つの目的がある
• 社内承認は、「誰が・いつ」の記録があれば足りる場面が多い
• 社外向けは、取引先との約束や規程に従う
• 手書きの署名は、画像として記録に残せる
• 法的な扱いは専門家に確認し、段階的に移行する

Formia でやるなら

Formiaのワークフローでは、承認のたびに「誰が・いつ・どのボタンで・コメント」を記録します。フォームには手書きの署名の項目があり、帳票には押印欄を置けます。くわしくは 署名の項目 と 帳票の押印欄 の記事を見てください。

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