『何を記録するか』を決める

点検表の欄は、増える一方。そろそろ、本当に必要な欄はどれなのかを、見直してみませんか。

紙やExcelの帳票は、足し算で増えていきます。誰かが「これも書いてほしい」と言うたびに、欄が増えます。アプリにするときは、この機会に、記録の中身を見直せます。

記録の目的から逆算する

記録は、「あとで何かに使う」ために残すものです。使い道が決まっていない項目は、書く人の負担だけが増えます。

使い道	必要な記録の例
異常を見つける	測定値、判定（良・否）、写真
履歴を追う	日付、対象（設備番号）、担当者
請求・報告に使う	金額、数量、相手先
監査や法令の確認	確認者、確認日、承認の記録

項目ごとに「これは誰が、いつ、何のために見るのか」と問います。答えが出ない項目は、削る候補です。

使い道から項目をたどると、次のような木になります。

• 点検の記録
  • 異常を見つける
    • 測定値
    • 判定（良・否）
    • 写真
  • 履歴を追う
    • 日付
    • 設備番号
    • 担当者
  • 監査や法令の確認
    • 確認者
    • 確認日

木の枝にぶら下がらない項目があれば、それが「誰も見ていない欄」です。

迷う項目の判断

• 誰も見ていない → 削る
• 見る人はいるが、別の記録からわかる → 削る（二重に書かない）
• たまにしか使わない → 「任意」にする、または別の画面に分ける
• 法令や契約で必須 → 残す

一件の単位を決める

「一件」の単位をどう切るかは、あとで集計するときの便利さを決めます。

業務	一件の単位の例	集計でわかること
点検	設備1台 × 1回の点検	設備ごとの履歴、不具合の頻度
日報	1人 × 1日	人別の稼働、日ごとの作業
見積	1つの見積書	受注率、金額の推移
備品	1つの備品	状態、場所の一覧

「点検1回につき1件」ではなく「点検表1枚に設備5台分」を一件にすると、設備ごとの履歴を取るのが難しくなります。

点検表1枚に5台分

設備1台ごとに1件

設備ごとの履歴を取りにくい

設備別の履歴が、自然に残る

不具合の頻度が数えにくい

月ごとの不具合の傾向が見える

1件が大きく、入力に時間がかかる

1件が小さく、入力が軽い

設備1台ごとに1件にすると、たとえば次の一覧のようになります。1行が1台・1回の点検で、設備・点検日・点検者が並びます。

• 設備の列を見ると、同じ設備の点検が日付ごとに複数行並んでいるのがわかります。
• 行が1回の点検なので、設備別の履歴が自然にたまります。

記録しないことも決める

• 別のシステムで管理しているもの（顧客の詳細など）は、参照だけにする
• 毎回同じになる値は、記録せず既定値にする
• 自動でわかるもの（日付、入力者）は、人が書かない

たとえば、日報の入力画面では、報告日の下に「今日」「昨日」のボタンがあり、報告者には本人の名前が入っています。書く人が打つのは、その日の内容だけです。

• 報告日は、ボタンを押すだけで入ります。
• 報告者・部署は、選んだ状態で始まっています。

見直しは一度で終わらせない

記録の項目は、運用しながら育てるものです。使ってみて「これは要らなかった」「あれが欲しい」が出たら、そのつど見直します。最初に完璧を目指さず、定期的に見直す前提で始めると、気楽に決められます。

• 項目ごとに、誰が・いつ・何のために見るかを言える
• 誰も見ていない項目を、削る候補にした
• 「一件」の単位を、あとで見たい集計から決めた
• 自動でわかる値は、人が書かない形にした

まとめ

• 記録の項目は、使い道から逆算して決める
• 誰も見ていない・二重になっている項目は、削る
• 「一件」の単位は、あとで見たい集計から決める
• 記録しないと決めることも、設計の大事な仕事

Formia でやるなら

Formiaでは、アプリのデータは「列（項目）」の集まりで、テーブル構成の画面で名前と型を確認できます。項目は後から足したり、並べ替えたりできるので、最初は絞って始められます（フォームデザイナー、項目の種類）。

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