保守・更新の時期を管理

点検の期限を、頭の中のカレンダーで覚えている。そんな現場は、少なくありません。

設備や測定器の点検・校正・更新は、期限を過ぎると、品質や安全に影響します。にもかかわらず、期限の管理は、担当者の記憶や、バラバラの記録に頼りがちです。

期限管理で起きること

• 点検の実施日は記録にあっても、「次はいつか」が書いていない
• 複数の設備を、一枚の予定表でまとめて管理していて、更新が漏れる
• 担当者が代わると、時期の感覚が引き継がれない

「次はいつ」を持つ

管理のコツは、点検を行った記録に、必ず次回の予定日を入れることです。

項目	例
前回の実施日	2026年10月15日
点検の周期	12か月
次回の予定日	2027年10月15日

周期が決まっていれば、次回の予定日は、前回の実施日から計算できます。人が日付を足し算する必要はありません。

この例を時間の流れで見ると、次のようになります。

1. 2026年10月15日
   前回の校正を実施

   記録と同時に、次回の予定日を入れる

2. 2027年9月15日
   30日前の知らせ

   業者の手配を始める

3. 2027年10月8日
   7日前の知らせ

   日程の最終確認

4. 2027年10月15日
   次回の予定日

   校正を実施し、また次回を入れる

予定日の当日に気づくのではなく、前もって2回知らせが届くところを見てください。

設備ごとに周期を決める

対象	周期の例
測定器の校正	12か月
消火器・非常灯の点検	6か月
フォークリフトの定期自主検査	法令に定める周期
PCやスマホの更新	4〜5年

期限の前に知らせる

期限の当日に気づいても、間に合いません。期限の30日前・7日前など、余裕のあるうちに知らせが届く形が望ましいです。通知は、担当者と、その上長の両方に送ると、見落としが減ります。

たとえば、こんな画面です。自動化の一覧で、「期限の3日前の9時になったとき、作った人に知らせる」といったリマインダーが、1文で並びます。

• 「いつ」の欄に、期限の何日前の何時かを決めます。
• 一覧の右のスイッチで、動かす・止めるを切り替えられます。

点検の記録をまとめる

点検をしたら、「いつ・誰が・何を確認して・結果はどうだったか」を記録します。次回の予定日は、この記録をした時点で更新します。記録と予定がつながっていれば、「記録したのに予定が古いまま」を防げます。

記録がたまると、設備ごとの履歴をまとめて見られます。たとえば、こんな帳票です。

• 設備名と番号が上に出て、その設備の点検が日付順に並びます。
• 「判定」と「所見」の列で、前回までの様子がわかります。

担当と代理を決める

期限の知らせが届いても、担当者が休みなら動けません。通知を受ける人は、担当者のほかに代理を一人決めておきます。

決めること	例
通知を受ける人	設備の担当者と班長
手配する人	総務（業者への依頼）
完了を記録する人	点検した本人

1通知を受ける人

設備の担当者と班長

2手配する人

総務。業者への依頼

3完了を記録する人

点検した本人

役割が見えていれば、担当者が代わっても、仕事は止まりません。

• 点検の記録に、次回の予定日を入れている
• 設備ごとに、周期が決まっている
• 期限の30日前・7日前などに、知らせが届く
• 通知を受ける代理を、一人決めている

まとめ

• 点検の記録には、必ず「次回の予定日」を入れる
• 周期を決めて、次回の予定日を計算で求める
• 期限の前に、担当者へ自動で知らせる
• 期限が近い設備を、一覧で見られるようにする

Formia でやるなら

備品・在庫管理には「次回の点検・校正日」の項目があります。自動化の「日付の前後になったとき」を使うと、「次回の点検日の30日前の9時に、担当者へ知らせる」といったリマインダーを組めます（リマインダー）。次回の点検日を日付順に見たいときは、カレンダービュー が使えます。日付の計算は 日付・時刻の項目 も見てください。

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