棚卸しをラクにする

年に一度の棚卸し。台帳と現物を突き合わせるだけなのに、なぜこんなに疲れるのでしょうか。

棚卸しは、台帳の数と現物の数を突き合わせて、差を見つける作業です。数字を合わせることが目的ではなく、「なぜずれたのか」を知り、次の管理を良くするために行います。

棚卸しが大変になる三つの理由

1. 普段の記録が薄い: 日々の出し入れが台帳に反映されておらず、当日にまとめて直すことになる
2. 突き合わせが紙とExcel: 現場で書いて、戻って打ち直す二度手間
3. ずれの原因がわからない: 差が出ても、いつ・誰の操作でずれたのか追えない

つまり、棚卸しの準備は、「年に一度の特別な作業」ではなく、日ごろの記録で決まります。

1. 1記録
2. 2棚卸し
3. 3原因調べ
4. 4改善

棚卸しの手順

手順は、次の4つに分けます。

1. 1
   範囲を決める

   場所や区分で小分けにする

2. 2
   台帳を現場へ持って行く

   その場所の備品を一覧にする

3. 3
   現物と一つずつ確認する

   結果を、その場で記録する

4. 4
   差異を調べる

   履歴から原因を探す

1. 範囲を決める

「倉庫Aの棚1〜3」のように、場所や区分で小分けにします。全部を一日でやろうとせず、場所ごとに日を分けると、集中できます。

2. 台帳を現場へ持って行く

その場所にあるはずの備品を、一覧にして持ち出します。紙でもスマホでも構いませんが、現場で確認した結果が、そのまま記録に残る形が望ましいです。

たとえば、こんな画面です。備品の一覧には、保管場所の列があり、条件で絞り込めます。

• 「保管場所」の列で、場所ごとに並べたり絞ったりできます。
• 上の検索欄から、番号や品名でも探せます。

3. 現物と一つずつ確認する

結果	対応
台帳どおり	確認日を記録する
場所が違う	保管場所を直す
台帳にあるが現物がない	「所在不明」として、確認を続ける
現物があるが台帳にない	新しく台帳へ登録する

4. 差異を調べる

差が出たものは、履歴を見て、最後にいつ・誰が動かしたかを確認します。履歴が追えれば、原因の見当がつきます。

1件の画面では、右側に「変更の履歴」があります。

• 右上の「変更の履歴」で、直された記録を見ます。
• 右下の「このレコードについて」に、作った人と最後に更新した人が出ます。

日ごろの工夫で、当日を軽くする

• 貸出・返却や移動のときに、その場で記録する習慣
• 備品にラベルを貼り、読み取りで確認できるようにする
• 場所ごと・区分ごとに絞り込める台帳にする
• 棚卸しの日を、四半期ごとなど小分けにする

• 貸出・返却や移動を、その場で記録している
• 備品にラベルを貼り、読み取りで確認できる
• 場所ごと・区分ごとに絞り込める
• 棚卸しを、四半期ごとなど小分けにしている

まとめ

• 棚卸しの大変さは、日ごろの記録の薄さが原因
• 範囲を小分けにして、現場で確認した結果をそのまま記録する
• 差異は、履歴をたどって原因を探す
• 責めずに、次の管理を良くすることを目的にする

Formia でやるなら

備品・在庫管理の一覧では、保管場所や区分で絞り込み、条件に合う行だけを書き出せます（絞り込み・並べ替え・グループ化、CSVで書き出す）。確認した行を選んで、まとめて同じ値（確認日など）に直すこともできます（まとめて変更）。備品の一覧を帳票としてPDFにして、棚卸しの確認表にする使いかたもあります。

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