不具合の対応状況を追う

先月「否」が出たポンプ、あれ、直ったんでしたっけ。点検表に残っているのは「否」の一文だけで、その後が追えない。そんな経験、ありませんか？

記録して終わり、になりがち

点検で「否」を見つけたとき、現場はたいていその場で対応を考えます。しかし、記録が点検表に残るだけだと、次のことが起きます。

• 修理を頼んだか、直ったかが、点検表からはわからない
• 担当が決まっていないまま、時間が過ぎる
• 次の点検で同じ「否」が出て、はじめて「まだ直っていない」と気づく

点検の一覧には、「不具合2件」と出ます。ここまでは、見つけた記録です。

• 点検チェックリストの列に、「不具合2件」「問題なし6件」と出る
• 「不具合の内容」の列に、症状が一言残る

この列には、「誰が対応するか」「直ったか」は出ません。そこから先を追う仕組みが、状態・担当・期限です。

記録は、対応が終わるところまで追えてはじめて役に立ちます。

状態を決める

不具合の流れを、少ない状態で表します。

状態	意味
受付	不具合が見つかり、記録された
対応中	担当が決まり、対応を進めている
完了	直って、確認も済んだ

状態の移り変わりを図にします。

受付不具合を記録→対応中担当と期限を決める→完了再点検で「良」を確認

状態は、少ないほど運用が続きます。「確認待ち」「部品待ち」などは、必要になったら足せば十分です。

担当と期限を決める

状態だけでは、「誰が」「いつまでに」がわかりません。

1. 担当: 受付のとき、誰が対応するかを決める。人でも、グループでもよい
2. 期限: 危険度に応じて決める（すぐ、今週中、次回の定期点検まで）
3. 遅れたら催促: 期限を過ぎたら、担当者や上長に知らせが行く
4. 完了の確認: 直したあと、写真や一言を残す

状態ごとに担当と期限を決める画面は、たとえばこうです（問い合わせ管理アプリの例ですが、不具合でも作りかたは同じです）。

• 「受付」「対応中」などの状態の箱を、矢印（アクション）でつなぐ
• 状態ごとに、「担当者の決めかた」と「期限」を決める欄がある

担当が決まると、担当者の手元に「やること」として出ます。探し回らなくてよくなります。

見える形にする

不具合の全体は、一覧で見えると助かります。

• 状態ごとに、カードを並べて見る（受付・対応中・完了）
• 「期限切れ」「担当者なし」を色で目立たせる
• 設備ごと・工程ごとに、不具合の件数を数える

週に一度の5分の確認も、チェックリストにできます。

• 「対応中」のまま止まっているものを、一覧で眺めた
• 止まっている理由（部品待ち・担当なし）を聞いた
• 期限切れと、担当者なしのものを解消した
• 完了の条件（再点検で「良」）を確かめた

運用を続けるコツ

不具合の管理は、最初から細かくすると続きません。まずは週に一度、「対応中のまま止まっているもの」を一覧で眺める会を5分だけ持ちます。止まっている理由（部品待ち、手が空かない、担当が決まっていない）を聞いて、一つずつ解消する。それだけで、対応漏れは目に見えて減ります。

完了の条件も決めておくと、迷いません。たとえば「修理後に再点検して、『良』を確認したら完了」とすれば、直したつもりの見落としを防げます。完了の定義が曖昧だと、完了のはずの不具合が戻ってくることがあります。

不具合の写真も、状態の移り変わりに添えておくと効果的です。受付のときの写真と、完了のときの写真を並べて見られると、直ったことが一目でわかります。

まとめ

• 不具合は、記録だけでなく対応の完了まで追う
• 状態は「受付・対応中・完了」くらいの少なさで始める
• 担当と期限を決め、遅れたら催促が行く形にする
• 一覧やカードで全体を見え、朝礼などで使う

Formia でやるなら

Formiaのワークフローで「受付 → 対応 → 完了」の流れを作れば、状態・担当・期限を持たせられ、ひな形も用意されています。状態はカンバンビューで見え、期限を過ぎると催促もできます。点検の記録とあわせた使いかたは ワークフローの基本 と カンバンビュー の記事を見てください。

状態ごとに並べるボードは、たとえばこう見えます（問い合わせ管理アプリの例です）。

• 状態ごとの列に、カードが並ぶ
• 列の見出しに、その状態の件数が出る

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