計算は機械に任せる

出来上がった見積の合計を、念のため電卓でもう一度。その一手間に、毎回時間を使っていませんか。

計算は、機械が得意で、人が苦手なことです。人が計算すると、時間もかかり、ミスも出ます。入力した値から、計算した結果を自動で出す形にすれば、安心して任せられます。

計算を任せられるもの

計算	例
合計・小計	明細の金額を足す
掛け算	数量 × 単価
税額	小計 × 税率
日数・期間	納期までの日数、前回点検からの経過日数
割合	確度に応じた加重見込み額
年齢・期限	生年月日から年齢、見積日から有効期限

これらはすべて、「入力した値から、決まったルールで求められる」ものです。

見積の計算の流れは、次のようになります。人が入れるのは、最初の数量と単価だけです。

数量・単価を入力人が入れる→金額数量 × 単価→小計金額の合計→消費税小計 × 税率→合計小計 + 消費税

案件の管理では、見込み金額に確度をかけて、加重見込み額を出します。たとえば、こんな画面です。

• 「見込み金額（税抜）」と「確度」が、人が入れる値です。
• 「加重見込み額」は、その2つから出る結果です。4,800,000円の70%で、3,360,000円になっています。

任せるときの設計

元の値と、結果を分ける

入力するのは「数量」と「単価」。「金額」は計算で出る結果で、人が直接書き換えられない項目にします。こうすれば、結果だけが書き換わって元の値と食い違う、という事故が起きません。

計算のルールを、見える場所に置く

どんな計算をしているかが、後から確認できるようにします。担当者が代わっても、「なぜこの金額になるのか」を説明できる状態が望ましいです。

計算の結果は、印刷した見積書にもそのまま出ます。次の見積書では、小計・消費税（10%）・合計が、明細から計算されています。

• 右下の表で、小計に10%をかけた消費税が足されて、合計になっています。
• 明細の「金額」は、数量と単価から出ています。

端数処理を決めておく

消費税の端数（切り捨て・四捨五入・切り上げ）や、割合の端数の扱いは、会社や取引のルールで決まります。経理担当者と確認して、一つに決めておきます。

人が電卓で計算

機械に任せる

時間がかかり、桁や端数でミスが出る

入力から、すぐ結果が出る

セルを上書きして、式が消えることがある

結果は、書き換えられない項目にできる

人によって、端数の扱いが違う

全員が同じルールで計算される

計算を任せないほうがよいもの

• 人が判断して決める値（値引きの交渉額、例外的な単価）
• 状況によってルールが毎回違うもの

こうしたものは、入力する項目にして、計算結果とは分けておきます。

計算の結果を信じてもらうために

機械の計算を、現場が信用してくれるとは限りません。最初の数回は、人が電卓で確かめた結果と、機械の結果を並べて比べてもらいます。一致することを一緒に確認すれば、「任せてよい」という安心が生まれます。

もし結果が合わなかったら、そこが式の間違いか、ルールの認識違いかを見つけるよい機会です。

まとめ

• 合計・税額・日数・割合など、決まったルールの計算は機械に任せる
• 入力する値と、計算で出る結果を分け、結果は書き換えられない形にする
• 端数処理などのルールは、経理担当者と決めておく
• 人が判断する値は、計算にせず入力にする

Formia でやるなら

「計算値」の項目に、式を設定すると、他の項目から結果を自動で出せます。式で、四則演算、税の計算、日数の計算、条件による分岐などが書けます（計算値の項目、式の基本、消費税の計算、日数の計算）。設計画面の「ロジック」タブでは、計算式の一覧を確認できます。

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