運用ルールと担当を決める

「状況」の欄に「終了」「完了」「済」が混ざっていて、集計が合わない。小さな乱れは、決まりがないところから生まれます。

決まりがないと、アプリはだんだん乱れる

紙の書類には、自然に「決まり」が育ちます。書式が決まっていて、書く人も、見る人も、保管する場所も決まっています。アプリになったとたん、この決まりが見えなくなります。画面だけ見ても、誰が何をする約束なのかわからないからです。

そこで、最低限の運用ルールを、先に紙1枚に書いておきます。

決めておきたい5つのこと

項目	決めること	例
入力のルール	いつ、誰が、何を入れるか	その日の作業が終わったら、本人が入力
書き方の決まり	表記ゆれを避ける	状況は、選択肢から選ぶ
見る人	誰が確認・承認するか	班長が毎日夕方に確認
直す人	項目や画面を変えられる人	情シスのサトルさんと、総務の玲子さんだけ
困ったとき	質問・不具合の連絡先	現場ごとの相談役に連絡

担当は「人」と「役目」で分ける

担当を決めるとき、1人にすべてを任せるのは避けます。その人が休んだり異動したりしたら、止まってしまうからです。

役目を分けて、それぞれに2人以上を置くのが安心です。

• 使う人: 入力や確認をする現場の人たち
• 管理する人: ユーザーや権限を管理する人
• 直す人: 項目や画面を変えられる人（人数は少なめに）
• 相談役: 現場の質問を受ける人

• 日報アプリの運用
  • 使う人
    • 現場の全員
  • 管理する人
    • 総務（2人）
  • 直す人
    • 情シスと総務（少なめ）
  • 相談役
    • 現場ごとに1人

この図は、役目を4つに分けた例です。「直す人」だけ人数を絞り、ほかは広くとります。

役割ごとにできることは、たとえば、こんな表で確かめられます。

• 列が役割、行が「できること」で、青い丸がその役割にできること
• 役割は、人に1つずつ付ける

項目を変えるときのルール

運用が始まると、「項目を足したい」という要望が必ず出ます。そのとき、次のような流れを決めておくと、混乱が減ります。

1. 1
   要望を伝える

   相談役か担当者へ

2. 2
   影響を確認する

   集計や帳票に使っていないか

3. 3
   現場に先に知らせる

   いつ、何が変わるか

4. 4
   変更して記録を残す

   直す人だけが行う

「状況」のような欄は、項目の種類で「選択」を使うと、書き方が揃います。たとえば、設計画面の左側に、その種類が並んでいます。

• 「選択」を選ぶと、決めた選択肢から選ぶ欄になる
• 項目の種類は、左の一覧からドラッグして置く

見直しの日を決める

ルールは、一度決めて終わりではありません。1か月、3か月と、見直しの日をあらかじめ決めておきます。実際に使ってみて、守りにくいルールは、現場に合わせて直します。

ルールは「短く・見える所に」

運用ルールは、細かく書きすぎると、誰も読みません。紙1枚、箇条書き5〜7行にまとめ、現場の見える所に貼ります。アプリのホームやお知らせにも、同じ内容を載せておくと安心です。

守られないルールは、ルールのほうが現場に合っていない可能性があります。責めるより先に、「なぜ守りにくいのか」を聞いて、ルールを直します。

• 入力のルール（いつ・誰が・何を）を決めた
• 書き方の決まりを、選択肢で揃えた
• 確認する人を決めた
• 直せる人を、少なめに絞った
• 困ったときの連絡先を、紙1枚に書いて貼った

まとめ

• アプリには、紙と同じように「決まり」が必要
• 入力・書き方・見る人・直す人・困ったとき、の5つを決める
• 担当は、役目ごとに2人以上置く
• 「直せる人」は少なめにして、変更の流れを決める
• 1か月後、3か月後と、見直しの日を決めておく

Formia でやるなら

Formiaでは、書き方の揺れは選択肢で防げます。直せる人・使う人は、役割とグループで分けられます。ユーザーの管理は ユーザーを管理する、グループは グループを使う、役割は ロールを決める を見てください。

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