選択式と自由記入の使い分け

同じ意味なのに、人によって書きかたが違う。そのせいで、集計できなかった経験はありませんか。

入力欄の形は、大きく「選ぶ」と「書く」に分かれます。どちらにするかで、入力の手軽さと、あとからの集計しやすさが決まります。

二つの違い

	選択式	自由記入
入力の手軽さ	ボタンを押すだけ	打つ手間がある（特にスマホ）
表記の揺れ	起きない	起きる
集計・絞り込み	しやすい	難しい
想定外の内容	書けない	書ける
向いている内容	種類・状態・判定	経緯・理由・気づき

表記の揺れは、次のように起きます。

自由記入

選択式

「キズ」「傷」「きず」「外観キズ」

「外観不良」の一つを選ぶ

数えるには、手で直す必要がある

そのまま数えられる

打つ手間がある

ボタンを押すだけ

使い分けの目安

二つの軸で考えると、次のように分けられます。

あとで数えたい →

選ぶ

種類・状態・判定

選んで、補足を書く

種類は数え、経緯は書く

どちらでもよい

読めればよい項目

書く

経緯・理由・気づき

内容が、人や場面で違う →

「選ぶ」にするもの

たとえば、こんな画面です。日報の「勤務形態」は、ボタンのように並んだ選択肢から、押して選びます。

• 選択肢がボタンのように並び、押すだけで入力できます。

• 選ばれた項目は色が変わり、一目でわかります。

• 集計したいもの（不具合の種類、取引状況、部署）

• 答えの範囲が決まっているもの（良・否、はい・いいえ）

• 現場で、すばやく入力したいもの

「書く」にするもの

• 個別の事情を伝えるもの（不具合の経緯、お客様の声）
• 選択肢にできないほど、種類が多いもの
• 数値や日付など、型が決まっているもの（それぞれ専用の入力欄がある）

選択肢の作りかた

数は、多すぎず

設計の画面では、選択肢の名前を並べて、並び順や色を決められます。

• 「良 / 否 / 対象外」のように、意味が重ならない選択肢が並んでいます。
• 選択肢ごとに、色を選べます。

選択肢は、5〜9個くらいまでが目安です。それ以上になるときは、大分類と小分類に分ける、または検索して選べる形にします。

重ならないように、もれなく

「傷」と「外観不良」が両方あると、どちらを選ぶか迷います。選択肢どうしの意味が重ならないように作ります。

「その他」を用意する

想定外の答えに備えて、「その他」を一つ入れます。ただし、「その他」が多くなってきたら、選択肢の見直しのサインです。

状態	対応
「その他」がよく選ばれる	補足の内容を見て、選択肢に昇格する
使われない選択肢がある	外すか、他と統合する

1. 1使う
2. 2確認
3. 3追加
4. 4整理

迷ったときの目安

「あとで数えたいか」を自分に問います。数えたいなら選択式、読めればよいなら自由記入です。どちらか決めきれないときは、選択式にして、補足を書く欄を添えておけば、両方の良さを得られます。

まとめ

• 集計したいもの、手早く入れたいものは「選ぶ」
• 経緯や理由など、個別の内容は「書く」
• 「選んで、補足を書く」の組み合わせが使いやすい
• 選択肢は重ならず、もれなく。「その他」の中身を定期的に見直す

Formia でやるなら

選択肢の項目では、見せ方（ボタンのように並べる、プルダウン、など）を選べ、選択肢の名前や並び順も設定できます。「その他」の自由記入を付けることもできます（選択の項目、選択肢の設定、文字の項目）。

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