『最新版はどれ？』問題

「顧客リスト_最新2」。このファイル名を見て、少し笑えて、少し胃が痛くなった人は多いはずです。

なぜ「最新版」が分からなくなるのか

この問題は、次のような流れで起こります。

1. 誰かがファイルを、メールで受け取る
2. 保存して、自分用に少し直す
3. 別の人にも、直したファイルを送る
4. 同じ名前のファイルが、あちこちにできる

メールで受け取る→自分用に直す→別の人にも送る→同じ名前のファイルが散らばる

どこかで一度ずれると、元には戻せません。誰が悪いわけでもなく、「ファイルを配って共有する」という仕組みの限界です。

ファイル名で解決しようとすると

よくある対策は、「最新」「修正」「日付」をファイル名につけることです。しかし、これには限界があります。

工夫	起きがちな問題
日付をつける	同じ日に複数回直すと区別できない
「最新」とつける	次の更新で「最新」が二つになる
名前をつける	誰のものが正か決められない
旧版フォルダを作る	旧版を誤って開く

ルールを増やしても、人が守り続けるのは難しく、守れない人を責めても解決しません。

解決の考えかた: 「一か所」に置く

根本の解決は、ファイルを配らず、「データの置き場所を一か所にする」ことです。

• 全員が、同じ場所のデータを見る
• 直すと、全員にすぐ反映される
• 「これが最新」と、迷う余地がない

たとえば、日報の一覧は、全員が同じ画面を見ます。

• 1行が1件の記録で、全員が同じ一覧を見ます
• 上の「変更履歴」から、変更の様子を確かめられます

ファイルを送り合うのをやめれば、「版」という概念そのものがなくなります。

ファイルを配る

一か所に置く

コピーが、人の数だけ増える

データは一か所だけ

直した内容が、ほかの人に届かない

直すと、全員にすぐ反映される

旧版のファイルを、誤って開く

旧版のファイルが、そもそも存在しない

「いつ・誰が直したか」は履歴で分かる

一か所に置いても、「前はどうだったのか」を知りたくなることがあります。そのときは、ファイルの旧版を探すのではなく、変更の履歴で確かめます。履歴があれば、旧版を残しておく必要もなくなります。

すぐにできる、はじめの一歩

仕組みを変える前に、できることもあります。

1. 共有フォルダの正のファイルを、一つに決める
2. 手元のコピーを、削除する
3. ファイルを、メールに添付して送らない

ただし、これは応急処置です。長く続けるなら、一か所にデータを置く仕組みに、移ることを考えましょう。

版の混乱が、大きな損につながる場面

たとえば、取引先の連絡先が古いファイルのまま使われていたり、価格表が旧版のまま見積に使われたりすると、信用や利益に関わります。「最新版はどれ？」という質問が出たら、それは、仕組みを見直すサインです。

まとめ

• 「最新版はどれ？」は、ファイルを配って共有する仕組みが原因
• ファイル名の工夫には限界がある
• データの置き場所を一か所にして、全員が同じものを見る
• 過去の状態は、旧版のファイルではなく、変更の履歴で確かめる

Formia でやるなら

Formiaでは、記録は一か所に溜まり、全員が同じ一覧を見ます。レコードの画面には「変更の履歴」があり、いつ、誰が、どこを変えたかを追えます。アプリ全体の変更履歴もあります。くわしくは レコードの画面 を見てください。

1件の画面では、いつ・誰が直したかを、その場でたどれます。

• 右側の「変更の履歴」のタブで、旧版のファイルを探さずに前の状態を確かめます
• 「このレコードについて」に、作った人・更新した人・最後の更新日時が出ます

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