表・カンバン・カレンダーの使い分け

同じ案件の一覧なのに、表だと「どれが進んでいるのか」がわからない。形を変えるだけで、見えるものが変わります。

「見せる形」で、わかることが変わる

データの中身は同じでも、見せる形で、気づけることが変わります。書類の束も、机に広げるか、段ごとに仕分けるか、壁のカレンダーに貼るかで、使いやすさが違うのと同じです。

形ごとの得意なこと

形	得意なこと	向いている業務の例
表	細かい項目を並べて、比べる・探す	顧客台帳、点検記録、部品の一覧
カンバン	進み具合（段階ごと）を、ひと目で見る	案件・商談、問い合わせ対応、申請の処理中
カレンダー	日付ごとの予定・期限を見る	休暇申請、点検の予定、訪問予定
ピボット	行と列で、件数や合計を比べる	月×担当ごとの売上、段階×優先度の件数
グラフ	全体の傾向・大きさを比べる	売上の推移、不具合の種類別の件数

表

もっとも基本の形です。1行が1件で、列が項目です。細かく見たい、並べて比べたいときに使います。条件で絞ったり、並べ替えたりもできます。

たとえば、表はこんな見た目です。1行が1件で、列が項目です。

• 列の見出しから、並べ替えや絞り込みができる
• 右上のアイコンで、ほかの形に切り替えられる

カンバン

「見込み」「提案」「交渉」「受注」のように、段階ごとに列を作り、カードを並べる形です。どの段階に何件たまっているか、どこが滞っているかが、一目でわかります。

たとえば、案件をカンバンにすると、こうなります。

• 列の上に、段階ごとの件数と金額の合計が出る
• カードには、得意先・金額・受注予定日が出る

カレンダー

日付のある仕事は、カレンダーで見ると、重なりや空きがわかります。休暇の取りすぎ、点検の集中、訪問のバッティングなどに気づけます。

たとえば、休暇申請をカレンダーにすると、こんな見え方です。

• 休暇の期間が帯で出て、重なりがひと目でわかる
• 右上の「月・週・日」で、見る幅を変えられる

選び方の考え方

迷ったときは、次の問いで選びます。

1進み具合

カンバンで見る

2いつ

カレンダーで見る

3全体の数

ピボット・グラフで見る

4細かく調べる

表で見る

この図は、迷ったときの選び方です。「何を知りたいか」を先に決めると、形が決まります。

使う人ごとに、ビューを分ける

同じアプリでも、人によって見たいものは違います。たとえば、営業の案件アプリなら次のようになります。

• 営業担当: 自分の案件を、カンバンで（進み具合を管理）
• 営業部長: 全員の案件を、ピボットで（段階×月の金額）
• 事務: 受注した案件を、表で（請求の準備）

ビューは、見せる範囲を狭めるもので、元のデータや権限を超えて見せることはありません。

• 営業の案件アプリ
  • 営業担当
    • 自分の案件をカンバンで
  • 営業部長
    • 全員の案件をピボットで
  • 事務
    • 受注した案件を表で

まとめ

• 同じデータでも、見せる形で気づけることが変わる
• 表は細かく、カンバンは進み具合、カレンダーは日付、ピボット・グラフは全体
• 迷ったら「知りたいのは何か」で選ぶ
• 1つのアプリに、複数のビューを用意する
• 人や場面ごとに、ビューを分けると使いやすい

Formia でやるなら

Formiaでは、アプリの設計の画面で、表・カンバン・カレンダー・ギャラリー・ガント・ピボット・グラフのビューを作れます。一覧の上のチップや、右上の形の切り替えで、すぐ見ている形を変えられます。作り方は カンバンビュー、カレンダービュー、テーブルビュー を見てください。

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