品質記録を残す

「3年分の検査記録を出してください」。そう言われて、保管場所を探して回る。記録は、残すだけでなく、出せなければ意味がありません。

品質記録に求められること

品質記録は、製品や工程が基準を満たしていたことの証拠です。取引先や監査で見せる場面があり、次の条件が大切です。

条件	意味
誰が・いつ	記録した人と日時がわかる
何を	対象の製品・設備・ロットがわかる
結果	判定、測定値、写真が残っている
変更の経緯	直した場合、前の内容と誰が直したかがわかる
探せる	必要なときに、すぐ見つかる
保管	決められた期間、失われずに残る

品質記録に必要なことを、3つの段階にまとめます。

残す日時・担当者・対象・判定→追える直した履歴が残る→出せる期間と対象で絞ってPDF

紙の記録で起きやすいこと

• 修正液や二重線で直され、元の値がわからない
• 保管場所が分かれ、全体を探せない
• 紛失・汚れ・劣化がある
• 記録した人の確認（署名・押印）が抜けている

こうした問題は、書く人の注意だけでは防げません。仕組みで支える必要があります。

紙で起きがちなことと、仕組みで支えたときの違いは、次のとおりです。

紙で起きがち

仕組みで支えると

修正液で元の値が消える

直しても、前の値と変更者が追える

保管場所が分かれ、探せない

期間と対象で絞って探せる

日時や担当者を書き忘れる

日時と作成者は自動で入る

署名や確認が抜ける

署名・確認者の欄が残る

信頼される記録の作りかた

1. 記録に必要な情報を決める: 日時、担当者、対象、判定、測定値、写真
2. 自動で入るものは自動にする: 日時や作成者は、人が書かずに記録される
3. 直した履歴を残す: 上書きしても、前の値と変更者が追える
4. 署名や確認者を残す: 必要なら、記録者の署名や、確認した人の記録
5. まとめて出せる形にする: 期間や対象で絞り、PDFなどで出せる

1件の記録の画面は、たとえばこうです。右側の「このレコードについて」に、作った日時と人が自動で残ります。

• 作った日時・作った人・最後の更新・更新した人が出ている
• 「変更の履歴」のタブで、変更の経緯を確かめられる

保管と廃棄のルール

記録は、保管期間と保管場所を決めておきます。

• 製品ごと、取引先ごとに、決められた期間がある場合がある
• 期間を過ぎたものの扱い（廃棄・保管継続）を決める
• バックアップを取り、災害や故障で失わないようにする

具体的な期間や要件は、取引先や業界の決まり、社内規程によって異なります。必ず確認してください。

誰が記録を見たか、帳票を出したかも、監査ログに残ります。

• 操作の種類・操作した人・期間で、絞り込める
• 「帳票を出力した」「回答の詳細を見た」の行が、時刻つきで並ぶ

監査の前に慌てないために

監査や顧客確認の依頼は、突然来ることがあります。日ごろから、「期間と対象を指定すればすぐ出せる」状態にしておくと、慌てません。年に一度、予行演習として「3年前の記録を5分で出せるか」を試してみるのも有効です。出せなかったときが、保管や整理の見直しどきです。

設備ごとの点検履歴は、1枚の帳票で出せます。監査の依頼にも、これを渡せます。

• 点検日・記録番号・種類・判定・所見が、時間順に並ぶ
• 設備名とコードが、上に出る

記録を残す担当者の負担も考えます。記録の項目が多すぎると、書く側が疲れて、内容が薄くなります。本当に残すべきものを絞り、それ以外は自動で入る形にすると、記録の質と継続のどちらも守れます。

まとめ

• 品質記録は、誰が・いつ・何を・どうだったか、を追える形で残す
• 日時や作成者は自動で入れ、直した履歴も残す
• 必要に応じて署名や確認者を残し、期間や対象で絞って出せるようにする
• 保管期間・バックアップは、取引先や社内規程に合わせて決める

Formia でやるなら

Formiaでは、レコードごとに作成者・作成日時・更新者が残り、変更履歴で「前と後」を見比べられます。署名の項目や押印欄を使え、設備ごとの点検履歴などは帳票としてPDFで出せます。くわしくは 署名の項目、帳票の基本、監査ログ の記事を見てください。

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