金額で決裁者を変える

一万円の交通費も、百万円の設備購入も、同じ順番で回していませんか。金額によって、承認する人は本来変わります。

金額による決裁のしくみ

会社では、金額が大きいほど、上の人が決裁するのが一般的です。これを「決裁権限」や「決裁基準」と呼びます。

金額の例	決裁者の例
1万円未満	申請者の上長、または自動承認
1万円以上10万円未満	課長 → 経理
10万円以上100万円未満	部長 → 経理
100万円以上	役員 → 社長

上の表は例です。金額の区切りや決裁者は、会社ごとの規程に合わせて決めます。

金額で回り先が分かれる様子を、図にするとこうなります。

申請金額を入力→1万円未満自動で承認→経理確認

申請金額を入力→1万円以上上長が承認→経理確認

上の段は段階が少なく、下の段は上長が間に入ります。

決めておくべきこと

自動にする前に、次の点をはっきりさせます。

1. 金額の区切り: どの金額で、決裁者が変わるか
2. 「以上」か「超える」か: ちょうど10万円のとき、どちらに入るか
3. 何の金額か: 税込か税抜か。合計か、1件ごとか
4. 種類ごとの違い: 交通費と備品購入で、基準が違うか
5. 複数の承認者: 順番に回すか、全員の承認が要るか

ここがあいまいだと、申請のたびに「この場合は誰？」と迷います。

自動にするメリット

金額で決裁者が決まるようにすると、次のことが起きます。

• 申請者が迷わない: 入力した金額で、自動的に回る先が決まる
• 事務の手間が減る: 玲子さんが、手でふりわける必要がなくなる
• ルールが一定になる: 人によって回し方がぶれない
• 少額は速く通る: 小さな金額は、承認の段階が少ない

人がふりわける

金額で自動

玲子さんが、金額を見て回し先を決める

入力した金額で、回り先が決まる

人によって、回しかたがぶれる

ルールが一定になる

少額も高額も、同じ長い流れ

少額は段階が少なく、速く通る

たとえば、稟議の1件の画面です。金額と、決裁者が並んでいます。

• 「金額（税抜）」の下に「決裁者」が出ている
• 上の帯が、課長承認 → 部長承認 → 社長決裁 → 決裁済み の流れを示している

まず小さく始める

最初から細かく分けると、運用が重くなります。

• 最初は「少額」と「それ以上」の2段階
• 運用で不便が出たら、段階を増やす
• 規程が変わったときに、ルールを直しやすい形にしておく

経費精算のデモでは、「1万円未満はすぐ経理へ（上長承認を省く）」というルールが、自動化の一覧に1行で並んでいます。

• 「いつ（レコードが作られたとき）」「もし（精算合計が10000より小さい）」「すること（状態を経理確認待ちに進める）」の1文で読める
• 隣の行には、差し戻されたら申請者にメールを送る設定も並んでいる

例外の扱い

決裁基準には、例外がつきものです。「緊急の購入」「契約の更新」など、金額だけで決められない場合があります。例外は、最初から仕組みに入れず、「コメントで相談して管理者が進める」運用で始めるのが現実的です。例外が何度も出るようなら、それが仕組みに入れるべきルールです。

規程が古いままになっていることもあります。仕組みを作るのを機に、決裁基準を見直す会社も少なくありません。現状に合わない基準が見つかったときは、総務や経営層と相談して、先に整えておきます。

規程の表を見ながら決めるときは、次の点を確かめてください。

• 金額の区切りを決めた
• ちょうどの金額が「以上」か「超える」かを決めた
• 税込か税抜か、合計か1件ごとかを決めた
• 種類ごとに基準が違うかを確かめた
• 複数の承認者は、順番か全員かを決めた

まとめ

• 金額が大きいほど、上の人が決裁する。これを決裁基準と呼ぶ
• 区切り・以上か超えるか・税込か税抜か・種類を、先に決める
• 自動にすると、申請者は迷わず、事務の手間も減る
• まず2段階で始め、規程の変更に合わせて直す

Formia でやるなら

Formiaのワークフローでは、アクションに「押せる条件」を付けたり、状態ごとの担当者を人・グループ・項目で選んだ人から決めたりできます。デモの経費精算アプリは、1万円未満は自動で承認、それ以上は上長 → 経理の順に回る例です。作りかたは 承認の条件 と 承認者の決めかた の記事を見てください。

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