読む人が助かる日報の項目

「前の様式のまま」で、日報の項目が増えていませんか。書く人は面倒で、読む人は使っていない。そんな項目が、意外と多いものです。

項目は「使いみち」から決める

日報の項目は、つい「前の様式のまま」「あると便利そう」で増えていきます。しかし、日報は読む人が何かに使うためにあります。使いみちを先に書き出すと、必要な項目が見えてきます。

読む人	使いみち	必要な項目の例
現場の上長	今日の状況を把握する	作業内容、進み具合、困りごと
総務・事務	作業時間や勤務を集計する	日付、作業時間、作業の種類
営業	納期や進捗を顧客に伝える	案件名、進み具合、完了予定
品質担当	不具合の傾向をつかむ	不具合の有無、内容、写真

書いた内容は、読む人にはこんな形で届きます。たとえば、帳票のプレビューです。

• 作業の表（区分・顧客・現場・内容・時間）が、読む人の見たい順に並ぶ
• 「合計作業時間」の欄は、人が足さなくても出ている

項目を3種類に分ける

サトルさんは、項目を次の3つに分けて考えます。

1. 必ず書く項目（日付・報告者・作業の種類・時間など）。選ぶだけで済む形にする
2. あるときだけ書く項目（不具合、遅れ、気づき）。「ありますか？」と聞いて、あれば開く
3. 書かなくてよい項目（誰の目的にも使わないもの）。外す

3種類を図にすると、次のとおりです。

1必ず書く

日付・報告者・作業の種類・時間。選ぶだけで済む形に

2あるときだけ

不具合・遅れ・気づき。「あり」のときだけ開く

3外す

誰の目的にも使わない項目

効果がいちばん大きいのは、真ん中の「あるときだけ」の項目です。

特に2番目が大切です。毎日全員に「トラブル内容」を書かせると、ほとんどの人が「なし」と書きます。「あり」のときだけ詳しく書いてもらうほうが、書く負担も、読む負担も減ります。

選べる項目と書く項目

入力の形も、項目ごとに決めます。

• 選ぶ: 作業の種類、現場名、案件名。表記のばらつきがなくなり、集計できる
• 数字・時間: 作業時間、数量。あとで合計や平均が出せる
• 短い文: 気づきや連絡。一言で十分
• 写真: 言葉で説明しにくいもの（不具合、仕上がり）

選ぶ項目は、設計画面でこのように作ります。右側の欄に、選択肢を並べるだけです。

• 「勤務形態」は、出社・直行直帰・在宅の3つから選ぶ形
• 選択肢の追加や削除は、右の欄で行う

順番と名前も読みやすさのうち

• 毎日必ず書く項目を上に、あるときだけ書く項目を下に置く
• 項目の名前は、現場で使っている言葉にする（「実績数量」より「できた数」のほうが伝わる、など）
• 迷いそうな項目には、短い説明文を添える

名前の付けかたと、欄の作りかたを比べると、次のようになります。

つい、こうなる

こうしたい

「実績数量」と書いてある

現場の言葉で「できた数」

作業内容を自由に書く

作業の種類を選ぶ

毎日全員に「トラブル内容」を書かせる

「あり」のときだけ詳しく書く

前の様式の項目を全部残す

使わない項目は外す

作ったあとに見直す

項目は、作って終わりではありません。1か月たったら、「ほとんど空欄の項目」と「毎回同じ答えの項目」を探します。どちらも、減らす候補です。逆に、「あとから口頭で聞き直している情報」があれば、項目に加える候補です。日報の様式は、使いながら少しずつ整えていくものです。

項目の見直しは、次のチェックで確かめられます。

• 項目ごとに「誰が使うか」を言える
• 集計したい項目は、選ぶ形か数字の形になっている
• 「あるときだけ」の項目は、あるときだけ開く
• ほとんど空欄の項目を、外した

まとめ

• 日報の項目は、読む人の使いみちから逆算して決める
• 項目は「必ず書く」「あるときだけ書く」「外す」の3つに分ける
• 集計したいものは、選ぶ形・数字の形にしておく
• 順番と名前も現場の言葉に合わせる

Formia でやるなら

Formiaでは、選択肢・時間・写真・短い文などの項目をドラッグで並べて日報のフォームを作れます。「ありのときだけ表示する」のような条件は、項目の表示条件で設定します。項目の種類は 項目の種類の一覧 と 必須と入力チェック で確かめられます。

実際の入力画面は、たとえばこうです。「必ず書く」項目が上にあります。

• 報告日の下に「今日」「昨日」のボタンがある
• 勤務形態は、出社・直行直帰・在宅から選ぶボタンになっている

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