効果の測りかた

「このアプリ、効果あるの？」と聞かれて、「楽になりました」としか答えられなかった。そんな場面のための記事です。

効果は、「前と後」の比べっこ

効果の測りかたは、実はとても単純です。前と後を比べるだけです。ただし、アプリを入れてから「前はどうだったか」を測るのは難しいので、できれば、始める前に測っておくのが理想です。

今から測る場合は、現場の人に聞き取る方法でも、十分です。「前は、月末の集計に何時間かかりましたか？」と聞けば、おおよそがわかります。

測る4つの観点

観点	測りかた	例
時間	作業にかかる時間の変化	日報の打ち直しが、毎日30分 → 0分
ミス	間違い・漏れの件数の変化	チェック漏れが、月5件 → 1件
速さ	回るまでの日数の変化	申請から承認まで、3日 → 1日
使われ方	実際に入力された件数・人数	今月の入力件数、入力した人数

特に、「使われ方」は、すぐ測れて、定着の度合いもわかります。

数字の出しかた

時間は「人数 × 回数 × 1回の時間」

打ち直し（前）

10時間/日

打ち直し（後）

0時間/日

この図は、「30分 × 20人」の打ち直しが、なくなった場合の例です。前後を2本並べて見せると、変化が伝わります。

「1日30分の打ち直しが、20人分」なら、1日10時間です。月20日で、200時間。大きな数字ほど、伝わります。ただし、正直な見積もりにとどめ、盛りすぎません。

アプリの中のデータを使う

アプリには、入力件数や、状況ごとの件数が、すでに溜まっています。グラフや集計で見れば、手間なく数えられます。

たとえば、ホームには、件数や合計の数字、グラフが並びます。

• 上の数字は、今月の件数や合計。「先月より」の増減も出る
• 「段階ごとの商談金額」のように、内訳が棒グラフで見える

一覧のデータは、こんなグラフにもできます。

• 棒の高さで、段階ごとの違いがひと目でわかる
• 右上の「Excel」「CSV」から、書き出しもできる

次の図は、数字を添えると、同じ効果がどう違って伝わるかを表します。右の列を目指します。

伝わりにくい

伝わりやすい

「楽になりました」

「月末の集計が2時間から10分になりました」

「ミスが減りました」

「チェック漏れが月5件から1件になりました」

「よく使われています」

「今月は延べ200件、15人が入力しました」

測りすぎない

測ること自体が、現場の負担になっては本末転倒です。

• 測る項目は、3つまでに絞る
• 測るために、新しい入力を増やさない（アプリのデータから出せるものを使う）
• 毎週ではなく、月に1回で十分

最後に、測りすぎないための確認です。チェックの付いた3つは、ぜひ守ります。

• 測る項目は3つまで
• 新しい入力を増やさず、アプリのデータから出す
• 月に1回だけ見る
• 数字にしにくい効果は、現場の声を一言ずつ集める

数字を、次の一手につなげる

測った結果は、報告して終わりにせず、次に何を直すかを決める材料にします。たとえば、入力件数が特定の班だけ少ないなら、その班の使いにくさを聞きに行きます。時間が減っていない工程があれば、その工程の入力を見直します。

数字が良かった場合も、「なぜ良かったのか」を確かめておくと、次のアプリでも同じ工夫を使えます。

まとめ

• 効果は「前と後」を比べるだけ。前を覚えている人に聞くのでも構わない
• 観点は、時間・ミス・速さ・使われ方の4つ
• 時間は「人数 × 回数 × 1回の時間」で、正直に見積もる
• アプリの中のデータを使えば、測る手間が少ない
• 測る項目は3つまで。数字にしにくい効果は、声で伝える

Formia でやるなら

Formiaでは、件数や合計を数値の部品で、状況ごとの内訳をグラフで、ホームやビューに並べられます。入力件数の推移を、毎日の確認の中で見られます。作り方は グラフを作る と ピボット集計 を見てください。

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