マスタを分けて持つ

同じ取引先なのに、書類ごとに名前の書きかたが違う。集計のたびに、頭を抱えたことはありませんか。

同じ情報を、あちこちの記録で何度も打ち込んでいると、表記が揺れ、間違いが入り込みます。これを防ぐ考えかたが「マスタ」です。

マスタとは

マスタとは、「何度も使う、基準になる一覧」です。

マスタの例	中身
取引先マスタ	会社名、住所、担当者、締め日
品目マスタ	品名、型番、単価、単位
設備マスタ	設備番号、設備名、設置場所
社員・部署マスタ	氏名、所属、役職

見積・日報・点検などの記録（日々増えていくデータ）では、マスタから「選ぶ」だけにします。名前や単価は、マスタの側だけに書いておきます。

マスタと記録の関係は、次の図のとおりです。

取引先マスタ会社名は、ここだけに書く→見積の記録取引先を「選ぶ」→請求書の記録取引先を「選ぶ」→集計同じ会社は一社

マスタの中身は、たとえば次のような表です。設計の画面では、列ごとに「必須」「重ならない」などを決められます。

• 「取引先名」には「必須」と「重ならない」の印があり、同じ名前の重複登録を防ぎます。
• 「選ぶときに見せる列」の印で、記録から選ぶときに表示する列を決めます。

マスタを分けるメリット

• 表記の揺れがなくなる: 同じ会社が、いつも同じ名前で記録される
• 打つ手間がなくなる: 一覧から選ぶだけ
• 直すのが一か所で済む: 取引先の住所が変わったら、マスタを一度直せばよい
• 集計が正しくなる: 同じ会社が、一社として数えられる

記録の側では、たとえば次のように選びます。案件の入力画面の「顧客」は、一覧から探して選んだ会社が入っています。

• 「顧客」の欄は、右の矢印から一覧を開いて選ぶ形です。
• 選ぶので、会社名の表記が揺れません。

何をマスタにするか

マスタにしたほうがよいもの

• 何度も出てくる（取引先、品目、設備）
• 名前が決まっていて、人によって変わってはいけない
• 付随する情報がある（取引先なら住所や締め日）

マスタにしなくてよいもの

• 一度しか使わないもの
• 選択肢が3〜5個で、ほとんど変わらないもの（それは単なる選択肢で足ります）

保守のコツ

マスタがないとき

マスタがあるとき

「(株)ことり製作所」など、表記が揺れる

同じ会社が、いつも同じ名前

住所が変わると、記録ごとに直す

マスタを一度直せば済む

同じ会社が別の会社として数えられる

一社として集計できる

マスタは作ったあとの手入れが大切です。

気をつけること	理由
管理する人を決める	誰でも追加できると、重複ができる
古いものは「削除」せず「使わない」にする	過去の記録が参照できなくなるのを防ぐ
追加の依頼方法を決める	現場が困らないようにする

• 取引先・品目・設備など、何度も出るものをマスタにした
• マスタを管理する人を決めた
• 古いものは、削除せず「使わない」にする決まりがある
• 追加の依頼方法を、現場に知らせた

まとめ

• マスタは、何度も使う基準の一覧。記録では「選ぶ」だけにする
• 表記の揺れがなくなり、集計が正しくなる
• 変わりやすい情報ほど、一か所で直せるマスタにする
• 管理する人を決め、古いものは削除せず「使わない」にする

Formia でやるなら

Formiaでは、マスタ用の表を「テーブル」として作れます。フォームのない、表のままのデータで、列を決めて直接編集できます（テーブル）。記録のフォームからは「参照」の項目で、そのテーブルから選べます（参照の項目、列の設定）。

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