週報・月報への自動まとめ

金曜の夕方、日報を1枚ずつ開いて数字を拾い、電卓を叩く。それは、本当に人がやる仕事でしょうか。

週報・月報が大変な理由

週報や月報は、たいてい日報の内容を人が写して、足して、書き直したものです。

• 日報を一枚ずつ開いて、数字を拾う
• 合計や平均を電卓や表計算で出す
• 文章にまとめ直す
• 提出前に見直す

同じ情報を何度も扱うので、手間がかかり、書き間違いも起きます。

日報を「材料」にする

発想を変えます。日報は毎日の記録、週報・月報はその集まりを見せかたで切り替えたものだと考えます。

期間	日報から取り出すもの
日報	その日の作業内容・時間・気づき
週報	一週間の作業時間の合計、案件別の進み具合、困りごとの一覧
月報	月ごとの合計・平均、前の月との比較、不具合の件数

日報の項目が選ぶ形・数字の形でそろっていれば、数えるだけで週報・月報の数字になります。

日報から週、週から月へと、段階的に積み上げます。

日報その日の作業・時間→週の集計合計・案件別→月の集計前の月と比べる

手で写す作業は、どこにも入りません。

日報は、たとえばカレンダーで1か月分を並べて見られます。

• 日ごとに、報告者と「今日のまとめ（一行）」が並ぶ
• 右上の「月」「週」「日」で、表示する期間を切り替えられる

数字と文章を分ける

まとめには、2つの種類があります。

1. 数字のまとめ: 合計・件数・平均。日報から自動で出せる
2. 文章のまとめ: 「今週の出来事」「来週の予定」。人が書くしかない

自動にできるのは、1番目です。2番目は、日報の「気づき」「連絡」の欄を週ごとに並べて見られるようにしておくと、書く量が大きく減ります。

この表は、仕組みに任せるものと、人が書くものを分けたものです。

仕組みに任せる（数字）

人が書く（文章）

作業時間の合計

数字からわかったこと

案件ごとの件数

来週の予定

不具合の件数

困りごとへの一言

見せる相手に合わせる

同じ日報でも、見せる相手で切り口を変えます。

• 現場の班長には、人ごとの作業時間と進み具合
• 管理職には、案件ごとの合計と遅れ
• 経営には、月ごとの推移と不具合の件数

そして、必要なときは、紙やPDFで出せるとよいでしょう。会議や報告書に、そのまま使えます。

紙やPDFで出すときは、画面と同じ割り付けの帳票になります。

• 作業の表と、合計作業時間が1枚にまとまる
• 会議や報告書に、そのまま使える

提出のタイミング

週報や月報を「出す日」に集計表を開く形にすると、書く作業は短い時間で済みます。金曜の夕方に集計を見て、数字からわかったことを3行だけ書く。それを上長が読んで、来週の動きを決める。この流れなら、週報が「作業の振り返り」から「次の週の準備」に変わります。

月報は、週報の積み重ねで作れます。日報から週、週から月、と段階的にまとめる形にすると、月末に慌てて集計する必要がなくなります。毎月同じ形で見られるので、前の月との比較も簡単です。

集計の見かたを班で統一しておくのも大切です。人によって見る期間や切り口が違うと、同じ数字でも話がかみ合いません。週の初めと終わりを決め、同じ表を全員で見る形にします。

まとめ

• 週報・月報は、日報を期間でまとめ直したもの
• 日報の項目をそろえておけば、数字は自動で集計できる
• 数字は仕組みに任せ、人は「わかったこと」を書く
• 相手に合わせて切り口を変え、必要ならPDFで出す

Formia でやるなら

Formiaでは、日報の一覧を週・月などの期間で集めて集計するピボットやグラフを作れます。保存したビューをホームに並べれば、見たいときにすぐ開けます。また、帳票の機能で、集計結果をPDFで出せます。くわしくは ピボットビュー と 帳票の基本 の記事を見てください。

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