不在時の代理承認

部長が一週間の出張で不在。稟議が机の上にたまっていく……。承認者の不在は、いつか必ず起きることです。

不在は必ず起きる

承認者が不在になることは、必ず起きます。出張・休暇・病気・会議。そのたびに、申請が止まると、仕事全体が遅れます。

そこで、不在でも流れが止まらない決めごとを、先に作っておきます。

代理承認の3つのやりかた

やりかた	内容	向いている場面
代理人を決める	「不在のときは、この人」を決めておく	部長の代理は副部長、など
承認者をグループにする	「部長グループの誰か」が承認すればよい	複数の承認者がいる組織
管理者が進める	担当が動けないとき、管理者が代行する	緊急時の最終手段

会社の規模や規程に合わせて、組み合わせます。

個人ではなくグループで

いちばん続けやすいのは、承認者を人ではなくグループにするやりかたです。

• 「部長」ではなく「管理職グループ」を承認者にする
• グループの誰かが承認すれば、先へ進む
• 人事異動や不在でも、設定を直さなくてよい
• 誰がグループに入っているかだけを、見直せばよい

人を決め打ちにすると、異動や退職のたびに流れの修正が必要になります。

人を決め打ちにする

グループを承認者にする

異動・退職のたびに流れを直す

グループの入れ替えだけ見直す

本人が不在だと止まる

グループの誰かが承認すれば進む

設定に個人名が残る

「管理職グループ」という役割で持つ

Formia の問い合わせ管理では、状態「受付」の担当者を「グループの人みんな」にして、営業部を選んでいます。承認の状態も、同じ決めかたができます。

• 「担当者の決め方」の欄で、「決まった人」や「グループの人みんな」を選ぶ
• 下に、期限（入ってから何日後まで）の設定がある

グループは、ユーザーの管理画面でまとめます。

• 左に、営業部・経理部・総務部などのグループが並び、「グループを作る」から追加できる
• 右の表で、誰がどのグループに入っているかを確かめられる

代理承認の注意点

代理を決めるときは、次の点をはっきりさせます。

1. 権限の範囲: どの申請（金額・種類）まで代理できるか
2. 記録: 代理で承認した場合、本人と代理人のどちらが承認したかが残るか
3. 事後の確認: 本人が戻ったあと、代理承認の内容を確認する
4. 社内の規程: 代理決裁を認める条件は、会社の規程で決まっている

止まったときの最終手段

それでも、担当が動けず、申請が止まることがあります。

• 時間がたったら、上長に自動で回す
• 管理者が、状況を見て、先に進める
• 緊急の案件は、コメントで連絡して対応する

期限を過ぎる担当が動けない→担当者に催促→上長に回る時間がたったら→管理者が進める最終手段

経費精算のデモでは、期限を過ぎたときに催促する設定が、自動化の一覧に並びます。

• 「いつ → すること」の形で、催促のルールが1行で読める

事前に決めて共有する

代理承認の決めごとは、不在になってから決めても間に合いません。部署の体制が変わったとき、年度が替わるときなどに、「誰が誰の代わりになるか」を見直して、関係者に共有します。承認者本人が出張の前に、「この間は誰が見る」と一言伝えるだけでも、申請者の不安はずいぶん減ります。

代理承認の記録は、後から見直せることも大切です。誰が承認したのか、本人の確認はどうしたのか。記録に残る形にしておけば、監査や社内の確認で説明に困りません。

代理を決めるときの確認項目です。

• どの申請（金額・種類）まで代理できるかを決めた
• 代理で承認したとき、誰が承認したかが残る
• 本人が戻ったあと、内容を確認する流れがある
• 会社の規程で、代理決裁が認められている

まとめ

• 承認者の不在は必ず起きる。止まらない決めごとを先に作る
• 代理人を決める・グループにする・管理者が進める、の3つのやりかた
• 承認者を個人ではなくグループにすると、異動にも強い
• 権限の範囲・記録・事後確認・規程を、はっきりさせる

Formia でやるなら

Formiaのワークフローでは、状態の担当者をグループの人みんなにしたり、アクションを押せる人を担当者やグループで決めたりできます。管理者はいつでもアクションを押せるので、担当がいなくなっても止まりません。時間がたったら決めた人（上長など）に回す設定もできます。代理は、グループと管理者の操作を組み合わせて運用します。くわしくは 承認者の決めかた の記事を見てください。

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