データが残ると何が変わる？

去年の7月、3号機で起きた不具合。その記録を、すぐに出せますか。記録の価値は、書いたあとに、どう使えるかで決まります。

紙は「しまうもの」、データは「使うもの」

紙の記録は、書いた時点で役目の半分が終わり、あとは保管されます。必要になったときに、人が探して読むしかありません。一方、データで残った記録は、書いた直後から、いろいろな形で使えます。

やりたいこと	紙の場合	データの場合
探す	ファイルをめくる	キーワードや条件で数秒
集める	転記して表にする	一覧に自動で並ぶ
比べる	手で数えて比較	月ごと・設備ごとに集計
知らせる	電話や回覧	条件で自動通知
共有する	コピーを配る	見る権限のある人が同時に見られる

変わること1: 探す時間がなくなる

必要な記録に、すぐたどり着けます。「3号機」「不具合」で絞り込めば、半日が数秒です。監査や取引先からの問い合わせにも、すぐ答えられます。

たとえば、Formiaの検索は、こんな画面です。

• 言葉を入れると、アプリをまたいで記録が出ます（問い合わせ・顧客・見積の記録）
• 見出しにアプリの名前が付くので、どの記録か分かります

変わること2: 傾向が見える

記録が一か所に溜まると、「見る」ことができます。

• 不具合が多いのは、どの設備か
• 作業時間が長くなっているのは、どの工程か
• 月末に、申請が集中していないか

一件ずつ見ていては気づけないことが、集まった数字から分かります。これが、次の改善のたねになります。

変わること3: 人に頼らなくなる

「あの件は、○○さんが知っている」という状態は、その人が休むと止まります。記録が共有されていれば、誰でも経緯をたどれます。ベテランの勘も、記録を通して、少しずつ引き継げます。

1探せる

半日かかった探しものが、数秒に

2見える

集まった数字から、傾向が分かる

3頼らない

誰でも経緯をたどれる

最初に決めておくこと

データを活かすには、記録する前に、「あとで何に使うか」を決めておくことが大切です。たとえば、次のように考えます。

使いたいこと	必要な項目
設備ごとの不具合の件数	設備名、日付、結果
担当ごとの作業時間	担当者、作業時間
月ごとの傾向	日付

使い道から逆算すると、必要な項目が自然に決まります。

知りたいこと設備ごとの不具合→必要な項目設備名・日付・結果→記録する→集計して見る→次の改善

まとめ

• 紙は保管、データは活用。書いたあとに差が出る
• 探す・集める・比べる・知らせるが、ラクになる
• 傾向が見えると、次の改善のたねが見つかる
• 記録が共有されることで、特定の人に頼らなくなる

Formia でやるなら

Formiaでは、入力したレコードが1か所に溜まり、一覧・カンバン・カレンダー・グラフなどのビューで見られます。条件を保存しておけば、いつでも同じ見かたで開けます。グラフの使いかたは グラフ、集計は ピボット を見てください。

たとえば、商談の金額をグラフにすると、こんな画面になります。

• 横軸が段階（受注・交渉・提案・見込み・失注）で、棒の色の内訳は上の凡例で分かります
• 右上の「Excel」「CSV」から、集めた数字を書き出せます

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