購入から廃棄までを記録

「もう使わない備品は、台帳から消してよいのだろうか」。片づけのたびに、迷う場面です。

備品には、一生があります。購入し、使い、修理し、不要になり、処分する。この間の記録が、途中で途切れないことが大切です。

備品の一生と状態

段階	状態の例	記録しておきたいこと
購入	購入済み	購入日・金額・購入先・保証期間
配備	使用中・保管中	使用者・保管場所
運用	貸出中・修理中	貸出履歴・修理の内容と費用
終わり	廃棄予定・廃棄済み	廃棄日・理由・処分の方法

状態は、流れの順番を決めておくと、「廃棄済みから使用中に戻る」のような、おかしな変更を防げます。

流れを一本の線にすると、次のようになります。

購入済み購入日・金額→使用中使用者・保管場所→修理中内容と費用→廃棄予定確認を挟む→廃棄済み台帳には残す

たとえば、こんな画面です。状態ごとの列に、備品のカードが並びます。

• 「廃棄予定」の列に、廃棄を待つ備品が並びます。
• 「修理中」の列で、いま使えない備品がわかります。

台帳から「消さない」

廃棄した備品は、台帳から消さずに、「廃棄済み」の状態で残します。

• 後から「あれはいつ処分した？」と聞かれても、答えられる
• 会計や税務の確認で、資産の増減を追える
• 同じ型番の備品を買い替える判断の材料になる

廃棄済みの備品は、通常の一覧では表示しないよう、絞り込みで隠せば、台帳は見やすいままです。

台帳から消す

「廃棄済み」で残す

あとで「いつ捨てた」と聞かれ、答えられない

廃棄日と理由を、すぐ答えられる

資産の増減を追えない

会計の確認で、増減を追える

同じ型番の買い替えの判断材料がない

修理や故障の履歴が、判断の材料になる

一覧は、次のような画面です。状態の列があり、条件で「廃棄済み」を隠せます。

• 「状態」の列に、「廃棄予定」の備品が見えます。
• 上の「条件」から、特定の状態を除いた一覧に絞れます。

廃棄のときに記録すること

• 廃棄日と、決めた人（承認者）
• 廃棄の理由（故障・老朽化・不要になった）
• 処分の方法（産業廃棄物の業者に引き渡し、売却、譲渡など）
• データを含む機器は、データの消去を確認した旨

• 廃棄日と、決めた人（承認者）を記録した
• 廃棄の理由を記録した
• 処分の方法を記録した
• データを含む機器は、消去を確認した

廃棄のときの記録は、上のとおりです。

承認の流れを入れる

廃棄は、勝手にしてよいものではないことが多いはずです。「廃棄予定」にした時点で、上長や経理の確認を挟む流れにしておくと、うっかり捨てることを防げます。

修理か買い替えかの判断材料

修理の履歴が残っていると、「あと何回直すか」「買い替えたほうが安いか」を考える材料になります。修理のたびに、日付・内容・費用を記録しておくと、一台あたりの維持費が見えてきます。

同じ型番の備品で故障が続くなら、次回の購入で別の機種を選ぶ判断にもつながります。記録は、過去の確認だけでなく、次の購入を考える材料にもなります。

まとめ

• 備品の記録は、購入から廃棄までの一生を通して残す
• 状態の流れを決めて、おかしな変更を防ぐ
• 廃棄した備品も、台帳から消さずに「廃棄済み」で残す
• 廃棄の理由・日付・処分方法を記録し、必要なら確認の流れを挟む

Formia でやるなら

備品・在庫管理のアプリに、購入済み・使用中・修理中・廃棄予定・廃棄済みのような状態を持たせます。状態の流れや、進められる人は、ワークフローで決められます（ワークフローの基本、選択項目）。レコードの変更は履歴に残り、アプリ全体の変更履歴からも追えます。誰が何をしたかは、管理画面の 監査ログ でも見られます。

関連する記事

• 貸出・返却の記録
• 保守・更新の時期を管理
• 棚卸しをラクにする