休暇申請をスマホで

休みを取りたいだけなのに、申請書を取りに行き、書いて、渡して……。紙の休暇申請は、申請する側にも承認する側にも手間がかかります。

休暇申請の悩み

休暇申請は、紙のままだと次のような困りごとがあります。

• 申請書を取りに行く、書く、渡す、の手間がかかる
• 承認者が不在だと、返事が遅れる
• 総務が、受け取った申請を台帳に書き写す
• 「誰がいつ休むか」を、現場がすぐ見られない

紙の休暇申請

スマホの休暇申請

事務所で申請書を取り、書いて渡す

現場からスマホで入力して出す

承認者が不在だと返事が遅れる

承認の状態がわかり、出先でも承認できる

総務が台帳に書き写す

記録がそのまま残る

誰が休むか、見に行く

カレンダーで見渡せる

申請の項目は少なく

休暇申請の項目は、シンプルにします。

項目	内容
申請者	ログインした本人が自動で入る
休暇の種類	年次有給、特別休暇、半休など（選ぶ形）
期間	開始日と終了日（日付を選ぶ）
理由	必要に応じて。任意でもよい
連絡先・引き継ぎ	必要な会社だけ

選ぶ項目を中心にすれば、スマホで1分かからず申請できます。

スマホで開くと、入力欄は縦一列に並びます。

• 休暇の種類（年次有給休暇）は、選ぶ形になっている
• 保存のボタンが画面の下に固定され、片手でも押しやすい

承認の流れ

休暇の承認は、一般に次の流れです。

1. 申請者が提出 → 「承認待ち」
2. 直属の上長が承認 → 「承認済み」。総務に知らせが行く
3. 都合が悪いときは、理由をつけて「差し戻し」。申請者に通知が届く

申請者が提出承認待ち→上長が承認承認済み→総務に知らせが行く台帳の書き写しは不要

都合が悪いとき理由をつけて→差し戻し→申請者に通知直して再提出

デモの休暇申請アプリでは、承認済みの休暇の1件の画面は次のようになります。

• 帯に「承認待ち → 承認済み」と進み、却下・取り消しの状態もある
• 「業務の引き継ぎ先」「休暇中の連絡先」も、申請の記録に残る

承認された休暇は、総務が台帳に写さなくても、記録がそのまま残ります。

「誰がいつ休むか」を見渡す

休暇の情報は、承認して終わりではなく、見える場所に出すと役に立ちます。

• カレンダーで、チームの休みを月・週で見渡せる
• 現場の班長が、シフトを組むときに参照できる
• 繁忙期に休みが重ならないか、事前に気づける

見せる範囲は、チームや部署に限るなど、必要な人だけに絞ることもできます。

カレンダーのビューで見ると、こうなります。

• 数日にわたる休みは、日付をまたいだ帯で続けて見える
• 右上の「月・週・日」で、見る範囲を切り替えられる

運用の細かな決めごと

休暇申請では、次のような細かい点を最初に決めておくと、迷いが減ります。申請の締め切り（何日前まで）、半休や時間単位の休暇の扱い、取り消しや変更の方法、繁忙期の取りかた。これらは会社の就業規則で決まっていることが多いので、規則を確認してから、申請の項目や承認の流れに反映させます。

休暇の取りやすさは、職場の雰囲気にも関わります。申請が手軽になり、承認の流れが見えるようになると、「頼みにくい」という気持ちが減り、計画的に休める職場に近づきます。

• 申請の締め切り（何日前まで）を決めた
• 半休や時間単位の休暇の扱いを決めた
• 取り消し・変更の方法を決めた
• 繁忙期の取りかたを決めた
• 就業規則と照らし合わせた

まとめ

• 休暇申請は、紙だと取りに行く・書く・渡す・写すの手間がある
• 項目は少なく。申請者・種類・期間を、選ぶ形で
• 承認の記録がそのまま残り、総務の転記は不要になる
• カレンダーで、チームの休みを見渡せる
• 日数管理や期限の扱いは、就業規則に従う

Formia でやるなら

Formiaのデモには「休暇申請」のアプリがあり、スマホから申請できます。承認の流れは、ワークフローで作れます。申請の一覧は、カレンダーやカンバンのビューで見渡せます。作りかたは カレンダービュー と ワークフローの基本 の記事を見てください。

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