受注の管理

受注した瞬間から、事務・現場・経理が同じ案件を見ることになります。「あの案件、いまどうなっている？」と聞いて回らないために、状況を一か所に集めます。

受注は、営業の仕事の終わりではなく、事務・現場・経理の仕事の始まりです。受注した瞬間に、いろいろな人が同じ案件を見ることになります。

受注後に必要な情報

受注した案件について、次の情報が一つの場所にあると、動きやすくなります。

• 元の見積番号と、金額・明細
• 納期・納品先・担当者
• いまの状態（受注済み・手配中・納品済み・請求済み など）
• 請求の予定月

営業はメール、事務はExcel、現場は口頭、と情報が分かれると、「今どうなっているか」を聞いて回ることになります。

1見積番号と明細

金額の食い違いを防ぐ

2納期・納品先

手配の漏れを防ぐ

3いまの状態

聞いて回らずに済む

4請求の予定月

請求の漏れを防ぐ

状態を決めておく

受注後の状態は、全員が同じ言葉で使えることが大事です。

状態	次にやること	主な担当
受注済み	手配・準備を始める	営業・事務
手配中	部材・日程を確定する	現場・購買
納品済み	検収を受ける	営業
請求済み	入金を確認する	経理
入金済み	終了	経理

状態が変わるたびに、次の担当者に知らせが行くようにすれば、「聞かれるまで気づかない」が減ります。

受注済み営業・事務→手配中現場・購買→納品済み営業→請求済み経理→入金済み終了

状態ごとの列にカードを並べるカンバンの形にすると、いまの進み具合を一覧できます。たとえば、見積・受注管理のカンバンです。

• 列が状態を表し、カードに顧客・合計金額・有効期限が載る
• 状態を足すと、列も増える（例のデモは、見積から受注・失注まで）

見積から引き継ぐ

受注のたびに明細を打ち直すのは、手間もミスのもとです。見積のデータを、そのまま受注に引き継げると、金額の食い違いがなくなります。

納期を見える形に

納期が近い案件が、一覧やカレンダーで日付順に見えるようにします。「来週納品の案件」が一目でわかれば、手配漏れに気づけます。

日付で並べて見るには、カレンダーのビューが使えます。例は案件の受注予定日ですが、納期の項目でも同じ形で見られます。

• 日付のところに、その日の案件が出る
• 「月・週・日」の切り替えで、来週の分だけを見ることもできる

注意したいこと

• 状態を直す人（担当者）を決めておく
• 変更の履歴が残ると、「いつ納品済みにしたか」が後からわかる
• 取り消しや納期変更の連絡は、コメントで残すと経緯が追える

受注の取り消しや変更があったとき

受注後に、数量や納期が変わることは珍しくありません。そのたびに、別の記録を作ると、どれが最新かわからなくなります。同じ記録を直し、変更の履歴で「いつ・何を変えたか」を追える形にしておくと、事務も現場も、最新の内容だけを見ていられます。

• 状態は4〜5個にした
• 状態を直す人（担当者）を決めた
• 取り消しや変更は、同じ記録を直して、履歴で追えるようにした
• 納期順に見える一覧やカレンダーがある

まとめ

• 受注は終わりではなく、事務・現場・経理へ引き継ぐ起点
• 見積番号・納期・状態を、一つの場所に集める
• 状態の言葉は全員でそろえ、増やしすぎない
• 納期順に見える・状態が変わると知らせが行く、で聞いて回る手間が減る

Formia でやるなら

見積・受注管理のアプリに、受注後の状態を持たせると、一覧では状態で絞り込めます。状態の流れ（作成中 → 提出済み → 受注 など）は、ワークフローとして決められます（ワークフローの基本）。進み具合をカードで見たいときは カンバンビュー、納期を日付順で見たいときは カレンダービュー が使えます。

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