紙と同じ帳票をPDFで出す

記録はアプリに入るようになったのに、お客様に出す点検票は、また Excel に写し直している。そんな二度手間をなくす話です。

帳票は、いつまでもなくならない

社内の記録はアプリに移せても、お客様・取引先・監査に出すものは、紙やPDFの帳票のことが多いものです。それぞれ書式が決まっていて、勝手に変えられません。

だから、「帳票をどう出すか」は、アプリ導入の大事な論点です。データを入れても、帳票をExcelに写し直していては、手間が減りません。

入力は1回→データを保存→帳票を出す点検票・見積書・名簿→PDFで渡す

この図は、入力が1回で済む流れです。強調した「帳票を出す」で、同じデータから何枚でも作れます。

帳票づくりの3つの考え方

1. 同じデータから、必要な帳票を出す

データは1か所に入れ、帳票は、そこから出すものとします。入力と帳票で、二重に書く必要がなくなります。

2. 今の紙の見た目に、そろえる

今の帳票の書式を、できるだけそのまま再現します。罫線の位置、項目の並び、会社名やロゴの位置。相手が見慣れた形なら、受け取る側も困りません。

たとえば、設備点検の記録は、こんな帳票になります。

• 設備・点検者・測定値などの項目が、枠に沿って並ぶ
• 交換部品の明細と、部品代の合計も入る

3. 画面で見た形と、紙の形を一致させる

画面で確認した内容と、印刷した紙が違うと、信頼を失います。見たままが刷られることが、帳票には欠かせません。

帳票の種類

紙の見た目は、こんな設計画面で作ります。

• 左の「項目」から、紙の上に置いていく
• 上部の「値を入れて見る」で、できあがりを確かめられる

種類	内容	例
1件ずつの帳票	1つの記録から、1枚（または数枚）の帳票	点検票、見積書、申込書の控え
一覧の帳票	複数の記録を、1つにまとめた帳票	名簿、月報、備品台帳
履歴の帳票	1つの対象についての記録を並べた帳票	「この設備の点検履歴」

「この設備の履歴」のように、1つの対象の記録を並べた帳票も作れます。

• 点検日の順に、判定と所見が並ぶ
• 設備の名前とコードが、上に出る

まとめて出す

月末の請求書のように、たくさんの帳票を一度に出したい場面があります。選んだ記録を、1つのPDFにつなげて出したり、1件1ファイルでまとめたりできると、作業がぐっと減ります。両面で印刷するときに、帳票ごとの区切りがそろうようにする工夫もあります。

出した記録を残す

帳票は、社外に出る情報です。誰が・いつ・どの帳票を出したかを、記録に残しておくと、あとから確認できます。また、見る権限のない項目は、帳票にも載せない（伏せ字は伏せたまま）ようにするのが、安全な作り方です。

まとめ

• 帳票は、社外とのやりとりで、今も必要
• データは1か所に入れ、帳票はそこから出す
• 今の紙の見た目に、できるだけそろえる
• 画面で見たものと、紙の形を一致させる
• まとめて出すときや、出した記録の管理も考えておく

Formia でやるなら

Formiaの帳票は、紙の上に部品を置いて作ります。画面と紙で、割り付けも罫線も変わらず、PDFで出せます。1件ずつの帳票・一覧の帳票・対象の履歴の帳票があり、一覧から選んだ記録をまとめて出すこともできます。出力は監査ログに残ります。詳しくは 帳票の基本 と 帳票を出力する を見てください。

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