説明は短く、触ってもらう

説明会のために作った分厚い資料が、誰にも読まれなかった。そんなことは、ありませんか。

説明は「覚えてもらう」ものではない

説明会で全部を覚えてもらうのは、難しいことです。人は聞いただけでは、その場で忘れていきます。しかも、現場の人が使うのは、実際の仕事の中です。

だから説明の目的は「全部を理解してもらう」ことではなく、最初の1回を、迷わず終わらせてもらうことにします。

10分説明の組み立て

次の順番で、短く伝えます。

1. 1
   なぜ変えるのか

   1分。1文で言う

2. 2
   やることは3つだけ

   2分。開く・入力する・送る

3. 3
   *実際に触る

   5分。全員が1件入力する

4. 4
   困ったときの相談先

   2分。誰に聞くか

この図は、10分の使い方です。いちばん長い「実際に触る」に、時間の半分を使います。

触る時間には、たとえば、こんな画面を開いてもらいます。

• 「今日」「昨日」のボタンで、日付をすぐ入れられる
• 下の保存ボタンを押すと、1件の入力が終わる

資料は、1枚か2枚

資料は、現場で見返せる1〜2枚にまとめます。多くの機能は説明しません。「やることは3つ」を、画面の写真つきで書けば十分です。

資料の写真には、たとえば、こんなホーム画面を使います。「ここから開く」と指さして伝えられます。

• 左のアプリ一覧から、自分の使うアプリを選ぶ
• アプリのタイルの「新規登録」から、入力を始められる

向いていない資料	向いている資料
機能の一覧（40ページ）	操作の手順3つ（1枚）
文字ばかり	画面の写真つき
全員に同じ内容	役割ごとに必要な分だけ
一度配って終わり	現場の見える所に貼ってある

困ったときの窓口を決める

説明がうまくいっても、使い始めると「これはどうするの？」が必ず出ます。そのとき、聞ける人がいるかどうかが定着を左右します。

• 現場ごとに、相談役を1人決める（上司とは限らない）
• 質問は、その場で答えられなくてもいい。「聞いておきます」で十分
• よくある質問は、1枚の紙にまとめて貼る

一度で終わらせない

説明会は、最初の1回では終わりません。使い始めて1週間ほどたったころに、もう一度、5分だけ集まる場を設けます。実際に使ってみて出てきた疑問を、その場で解消できます。

現場ごとの「やり方の違い」に合わせる

同じ説明でも、現場によって伝わり方は違います。朝礼で立ったまま話せる班もあれば、休憩室で座って触れる班もあります。

説明の場所と時間は、現場の流れに合わせて決めます。無理に会議室へ集めるより、いつもの朝礼の10分をもらうほうが、参加しやすく、続きます。端末が足りないときは、2人で1台を見ながら進めても構いません。教える側が先に決めすぎず、現場に聞いてみるのも手です。

• 説明は10分以内に収めた
• 全員が自分の端末で、1件入力する時間をとった
• 資料は1〜2枚で、画面の写真がある
• 現場ごとに相談役を決めた
• 1週間後に、5分だけ集まる日を決めた

まとめ

• 説明の目的は、最初の1回を迷わず終わらせてもらうこと
• 10分で、「なぜ・3つのこと・触る・相談先」を伝える
• 説明より、触る時間を長くする
• 資料は1〜2枚で、画面の写真つきにする
• 現場ごとに相談役を決め、1週間後にもう一度集まる

Formia でやるなら

Formiaは、ログインしてホームを開き、アプリを選んで「新規登録」を押す、という少ない手順で入力が始められます。説明会では、まず ログインとホーム の画面を一緒に確かめ、続けて 利用モードと設計モード の違いを伝えると、迷いが減ります。

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